Yaşamda büyük değişiklikler veya aksama meydana geldiğinde, zaman yönetimi pencereden uçup giden ilk şeylerden biridir. Bu durumlarda, zaman tüm tanımları kaybedebilir. Anlaşılır bir şekilde, acil ve önemli terimleri yeni anlamlar kazanıyor.

Kitabında, Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı Steven Covey, zaman yönetimi matrisi adını verdiği bir kavramı popülerleştirdi. Covey, uyanıkken geçirdiğimiz zamanı dört çeyreğe ayırır:

• 1. çeyrek : Acil ve Önemli. Örnekler: tıbbi bir acil durumda yardım almak veya küçük bir çocuğun trafiğe girmesini engellemek.
• 2. çeyrek : Acil Değil Ama Önemli. Örnekler: arabanızdaki yağın düzenli olarak değiştirilmesi veya bir saat içinde her müşteri temasına anlamlı bir şekilde yanıt vermek için şirket içi bir hedefin karşılanması.
• Çeyrek 3 : Acil, Ama Önemli Değil. Örnekler: şirket pikniği hakkında soru sormak için uğrayan veya sınırlı süreli tekliflere yanıt veren bir iş arkadaşı.
• 4. çeyrek : Ne Acil ne de Önemli. Örnekler: sosyal medya beslemelerinde dooms, tanımadığınız kişiler tarafından yayınlanan web sitesi yorumlarına yanıt vermek veya TV'nin aşırı oturumları.

İşte Sage Automation tarafından gösterilen matris grafiği:^[1]

Bu dört kadrandan mümkün olan en iyi şekilde yararlanmak için, Covey'in terimlerini nasıl ve neye atadığımız konusunda acımasızca dürüst olmamız gerekir. Bu konuda nasıl gidileceği aşağıda açıklanmıştır:

1. Zamanınıza Bir Dolar Figürü Koyun

İsterseniz zaman kaybettirenleri ortadan kaldırmak hayatında, zamanına paraymış gibi davranmaya başla. Zamanı bir varlık olarak düşünmek biraz bulanık bir kavram gibi gelebilir. Çalışma saatlerinize dolar işareti yapıştırmak acele etmenize netlik kazandıracaktır.

Finans uzmanı Dave Ramsey, tüm paranızı bir kategoriye atayarak kazandığınız her kuruşun takibini yapmanızı öneriyor. Örneğin, bir sonraki maaşınızın 1.000 doları kira kategorisine girebilir, 400 doları bakkaliye vb. gidebilir.reklam

Zamanınızı adlandırmaya ve izlemeye başlayana kadar, zaman yönetimi tahminde bulunmak ve içgüdüsel duygulardan başka bir şey olmayacaktır. Covey zaman yönetimi matrisini ve Ramsey tekniğini birleştirmek, kendinizi zaman yönetimi sürücü koltuğuna koymanın ilk adımıdır. Belki de zamanınızın saatte 30 dolar nakit değeri taşıdığına karar verirsiniz. Örneğin, bir Netflix aleminin sonunda 4,5 saat harcadığınızı görürsünüz. Bu da 135 dolar net değere geliyor. Bunu eğlence altında günlük bir kayıt defterine kaydedin.

Çoğu insan gibiyseniz, netlik anınız muhtemelen çeşitli yaşam kategorilerinize atadığınız dolar değerlerini topladığınız ayın sonunda gelecektir.

Tek bir TV şovuna harcadığınız 135 doları görmezden gelmiş olsanız da, bir ay içinde o kategoride 1,485 dolar harcadığınızı keşfettiğinizde nasıl hissedeceksiniz? Bir referans noktası olarak, günde 16 saat uyanık olunduğunu varsayarsak, 31 günlük bir ay için mevcut zaman envanteriniz 14,880 ABD Dolarına gelir. Tek başına çalışma saatleri muhtemelen 4.500 - 6.000 $ aralığında bir şeyi ıslattı.

Artık önceliklerinizi yönetmeye gerçek netlik getirme gücüne sahipsiniz. TV izlemek gerçekten toplam uyanık kalma saatinizin neredeyse %10'una değer miydi? Bu soruya sadece siz cevap verebilirsiniz.

2. Kendinizi Zaman Yönetimi Matrisi Başarısına Hazırlayın

Her Görevi Yazarak Başlayın

Bu noktada, yapmaya çalıştığınız tek şey beyninizi boşaltmak. Aciliyet, önem veya son tarih hakkında düşünerek enerji harcamayın. O kısım daha sonra gelecek. Şimdilik, beyninizin içinde vızıldayan tüm görevleri bir elektronik tabloya veya kağıda dönüştürmek için elinizden gelenin en iyisini yapın.

Sizin için en iyi olan araçları kullanın, böylece düşüncelerinizi olabildiğince çabuk boşaltabilirsiniz. Her şeyi yakaladığınızdan emin olana kadar durmayın.

Ardından, Her Göreve Bir Son Tarih Atayın

Taşa yerleştirildiğini bildiğiniz son tarihleri ​​​​doldurarak başlayın. Sağlıklı ilişkiler sürdürmek için, diğer insanlara vermiş olduğunuz taahhütlere öncelik vermek isteyeceksiniz. Mümkünse, son tarihlerinizi söz verdiğinizden daha önce ayarlayın; bu esnek zamana yolun daha ilerisinde ihtiyacınız olabilir. Yetersiz vaatlerde bulunan ve gereğinden fazla teslimat yapan biri olarak tanınmak gibi bir zaman yönetimi hedefiyle başlayın.reklam

Acil olduğunu bildiğiniz görevleri vurgulayın. Acil terimini uygularken dikkatli olun. Size acil görünen şeyler aileniz, arkadaşlarınız ve müşterileriniz için önemsiz olabilir. Herkesin kişisel bir çalışma tanımı bulması gerekir, ancak başlamak için bu sınıflandırmayı dikkatli kullanın.

Sınıflandırırken önceki taahhütlere öncelik verin. Her zaman geri dönebilir ve belirli bir görevi bu duruma yükseltebilirsiniz, ancak biraz kısıtlama göstererek başlayın. Sonuçta, her şey acilse, hiçbir şey gerçekten acil olamaz.

Listenizi Önem Derecesine Göre Yeniden Sıralayın

Kağıt yerine bir elektronik tablo kullanmanın gerçekten işe yarayabileceği yer burasıdır. Elektronik tablonuza bir önem sütunu ekleyin veya kağıt veya dizin kartları kullanıyorsanız farklı renkli bir kalem veya işaretleyici seçin. Her göreve 1 (hiç önemli değil) ile 100 (çok önemli) arasında bir önem derecesi verin.

Sağladığı ayrıntı düzeyi nedeniyle kişisel olarak 1'den 100'e kadar bir ölçek kullanmayı seviyorum. Örneğin, iki görevin her ikisi de 1'den 10'a kadar bir ölçekte 8 olarak derecelendirebilir, ancak sıralama yaparken 82 ile 88 arasında ayrım yapabilirsiniz.

3. Hayatınızı Zaman Yönetimi Matrisine Bağlayın

Şimdi bir adım geri çekil ve elindekilere bak. Ödevinizi yaptıysanız, artık görevlerinizin her birini önem ve aciliyet sıralamasıyla birlikte görmelisiniz.

Her görevi zaman yönetimi matrisinin dört çeyreğinden birine taşımaya başlayın. Belirgin yerleşimlerle başlayın. Şebekeye girdikten sonra, yasal olarak iki çeyrekten birinde sonuçlanabilecek yakın çağrıları değerlendirebilirsiniz. Öğeleri önem veya aciliyet açısından yeniden sıralamaya başlayabilirsiniz, sorun değil. Bazı görevlerin başlangıçta düşündüğünüz kadar önemli veya acil olmadığını fark edebilirsiniz.

S1: Açık İniş Şeridi Bakımı

Mümkün olduğu kadar çok şeyi Acil ve Önemli kadranından uzak tutmaya çalışın. Bu, zaman yönetimi konusundaki ilk denemenizde mümkün olmayabilir, ancak Q1'de biraz açık alan sağlamak için uzun vadeli bir hedef belirleyin. Bunu, diğer üç çeyrekte görünen görevlerle mümkün olduğunca verimli ve etkili bir şekilde ilgilenerek başarabilirsiniz.reklam

Örneğin, meşgul bir startup kurucusu hala formda kalmak isteyecek ancak spor salonunda geçirecek saatleri olmayacaktır. Wall Street Journal'ın en çok satan yazarı Dr. John Jaquish, ağır ağırlık antrenmanı yerine değişken direnç antrenmanı öneriyor. Dr. Jaquish, değişken direnç eğitiminin çok daha kısa sürede fitness için daha iyi sonuçlar verdiği bilimsel olarak kanıtlanmıştır, diyor. Bu, yüksek proteinli bir diyetle birleştiğinde, girişimcilere günün değerli saatlerinden ödün vermeden istedikleri sonuçları verebilir.

Açıkçası, 10 dakika sonra anında Q1'e bir şey yerleştiren bir müşteri araması alabilirsiniz. Hiçbir planlama veya hazırlık, onun oraya inmesini engelleyemezdi, yani bu senin hatan değil. Senin işin, bu ihtimal için iniş pistini hazır tutmak.

S2: Özel Zaman Blokları ile Bu Görevleri Yıkın

Bir şey önemliyse, sonunda acil hale gelme şansı yüksektir. Yağ değişimi örneğini kullanarak, açıkçası bu görevi motorunuz nöbet tutmadan önce halletmek istiyorsunuz. Bunu yapmazsanız, bir Q2 görevinin aniden Q1 olarak yeniden sınıflandırılması gerekir ve onu şirkette tutmak için yepyeni bir Q1'e sahip olursunuz: Kiralık bir araba alın.

Diğer Q2 görevleri hiçbir zaman acil hale gelmeyebilir, ancak bu, bu daha büyük resim öğelerinin önemini azaltmaz. Yazar ve Forbes'a katkıda bulunan Dana Brownlee, belki de işyerinde ırkçılık karşıtlığını ilerletmeye yardımcı olmak için daha fazla şey öğrenmeye karar verdiniz. Bu hedef, büyük olasılıkla, bu hedef için gerekli zamanı ayırdığınızdan emin olmak için proaktif olarak takviminizde zamanı engellemediğiniz sürece gerçekleşmeyecektir.^[2]

Bu görevleri planlamak için bilinçli bir çaba olmadan, sonsuza kadar yapılmadan kalacaktır.

S3: Acil Eşyalarınıza Birkaç Soru Sorun

Bu kategoriyle ilgili en az bir sorun, acil görevlerin genellikle önemliymiş gibi görünmesidir. Bu ikisini birbirine karıştırmak yaygındır, bu nedenle bu ayrımı yapmayı öğrenmek çok önemlidir. Sigorta acentenizden yıllık bir poliçe incelemesi planlamak isteyen bir e-posta muhtemelen Cuma gününe kadar bekleyebilirken, inmeyi umduğunuz potansiyel bir müşteriden gelen bir metin acildir.

E-postalar, sesli postalar, metin mesajları ve diğer anlık iletişim biçimleri hemen hemen her zaman bir aciliyet duygusu taşır, ancak bunlar önemli olmayabilir. Üçüncü çeyrekte ortaya çıkan şeylere bakarken, gönderenin aciliyet duygusunu paylaşıp paylaşmadığınızı kendinize sorun. 3. Çeyrek karmaşasını en aza indirmek için belirli grupların, kişilerin veya haber bültenlerinin aboneliğinden çıkmanın zamanı gelmiş olabilir.reklam

S4: Acil Olmayan, Önemli Olmayan Aktivitelerinizden En İyi Şekilde Yararlanın

Q4, her zaman yöneticisinin atmayı sevdiği kadrandır, ancak bu kadar acele etmeyin. Kesintisiz zamanı kesinlikle ortadan kaldırmak isteseniz de, bu aynı zamanda kesinti süresinin yaşandığı kadrandır. Tüm Q4 aktivitelerini tamamen reddetmeye yemin etmek yerine, meşgul olduklarınızdan en iyi şekilde yararlanın.

İlk olarak, zamanınızı en iyi şekilde kullanmayan görevleri ortadan kaldırarak veya devrederek başlayın. Elbette, bu raporun yeniden biçimlendirilmesi gerekiyor, ancak muhtemelen bir stajyer bunu sizin için yapabilir. Potansiyel e-postalarınızı otomatikleştirmek için satış yazılımı kullanın, böylece hepsini kendiniz göndermek zorunda kalmazsınız.

Mola vermeye gelince, sizi tazelenmiş hissettiren ve bitkin hissetmenize neden olan aktivitelerin bilincinde olun. Ormanda yürüyüşe evet, sosyal medyada yabancılarla tartışmaya hayır deyin. Boş zaman aktivitelerinizi akıllıca seçerek, 4. çeyrek paranızdan en iyi şekilde yararlanacaksınız.

Son düşünceler

Covey'in zaman yönetimi matrisi, programınızın sizi kontrol ettiğini değil de sizi kontrol ettiğini hissettiğinizde benimsemek için muazzam bir araçtır. Başarınız, büyük olasılıkla, etiketleri atarken kendinize karşı ne kadar dürüst olduğunuza bağlı olacaktır.

Kendinize sormaktan korkmayın, Bu gerçekten acil mi? Ayrıca, sizin için neyin önemli olduğu ile bir başkası için neyin önemli olduğu arasında keskin ayrımlar yapmanız gerekecektir. Bir başkasının önemli veya acil etiketini eleştirmeden kabul etmek çok kolaydır.

Katı bir düşünceye kapılmadan programınızı tam olarak kontrol etmenizi sağlayan zaman yönetimi için tatlı bir nokta var. Özellikle girişimcilerin, habersiz olarak ortaya çıkan Q1 fırsatlarından yararlanabilmeleri için programlarına biraz esneklik katmaları gerekecektir. Yine de çok fazla esneklik ve zaman kaybedersiniz. Covey ve Ramsey'in tekniklerini hayatınıza uyacak şekilde özelleştirirken, hata yapmak ve gerektiğinde ince ayar yapmak için kendinize biraz lütuf verin. Oraya gideceksin.

Etkili Zaman Yönetimi İçin Daha Fazla İpuçları

• Zaman Yönetimi Becerilerini Geliştirmenin 10 Pratik Yolu
• Bugün Öğrenmeniz Gereken Kanıtlanmış 10 Zaman Yönetimi Becerisi
• İş Verimliliği Nasıl Artırılır: 9 Temel Kural

Öne çıkan fotoğraf kredisi: # unsplash.com aracılığıyla keşif reklam

Referans