Ofis organizasyonu için zamanınız olmadığını düşünebilirsiniz, ancak bu dağınıklığın size ne kadar zamana mal olduğunu gerçekten bilseydiniz, yeniden düşünürdünüz.

Ara sıra yığınları yeniden düzenlemek ve taşımak sayılmaz. Dağınıklığı bir çöp kutusuna veya bir masa çekmecesine kaydırırsanız, masanızı temizlemek de olmaz.

Nispeten düzenli ve düzenli bir ofis alanı, daha yüksek üretkenlik ve daha az zaman kaybının önünü açar.

Ofisinizi düzenlemek günler almak zorunda değil, her seferinde biraz yapılabilir. Aslında, organize bir ofisi sürdürmek, ona büyük bir saldırı yerine devam eden bir proje gibi davranırsanız çok daha etkilidir.

Bu nedenle, başlamaya hazırsanız, aşağıdaki düzenleme ipuçları ofisinizi verimli bir çalışma alanına dönüştürmenize yardımcı olacaktır.

1. Ofisinizi Temizleyin

Dağınıklığı giderin, boşaltın, parçalayın, ihtiyacınız olmayan veya istemediğiniz her şeyden kurtulun. Etrafa bak. Ne zamandır kullanmadın?

Bir seferde bir alan alın. Çalışmazsa, tamire gönderin veya atın. Aylardır kullanmadıysanız ve gerçekten ne zaman ihtiyacınız olacağını düşünemiyorsanız, biter. Bu, mobilya, ekipman, sarf malzemeleri vb.reklam

Bibloları, bitkileri (gerçek veya yapay) ve süslemeleri unutmayın - tozla kaplıysa ve ofisinizi perişan gösteriyorsa, adil bir oyundur.

2. Toplayın ve Yeniden Dağıtın

Ait olduğu yerde olmayan her eşyayı toplayın ve olduğu yere koyun.

3. Çalışma Alanları Oluşturun

Ofisinizin her alanında ne tür bir faaliyet olacağına karar verin. Muhtemelen bir ana çalışma alanınız (büyük olasılıkla masanız), bir referans alanınız (dosya dolabı, raflar, klasörler) ve bir tedarik alanınız (dolap, raflar veya çekmeceler) olacaktır.

Uygun ekipman ve malzemeleri mümkün olduğunca uygun alana yerleştirin.

4. Yakınlığı Kapatın

En çok kullandığınız ekipman ve malzemeleri ulaşabileceğiniz bir yere yerleştirin. Nadiren kullandığınız şeyler saklanabilir veya kaldırılabilir.

5. İyi Bir Etiketleyici Alın

Kullanımı kolay bir etiketleme makinesi seçin. Rafları, kutuları, sepet çekmecelerini etiketlemek için zaman ayırın. Size sadece işlerin nereye gittiğini hatırlatmakla kalmayacak, aynı zamanda çalışma alanınızda herhangi bir şeyi bulma, kullanma veya kaldırma ihtiyacı olabilecek diğer kişilere de yardımcı olacaktır.

6. Dosyalama Sisteminizi Revize Edin

Tamamen dijital çağa geçtiğimizde, kağıt dosyaları saklama ihtiyacı azaldı.reklam

Dijital olarak ne depolayabilir? Dosyaları kopyalıyor musunuz? Geçmişte kullandığınız bazı dosya ve klasörleri ortadan kaldırabilirsiniz. Bilgisayarınızda dosya depoluyorsanız, düzenli yedeklemeler yaptığınızdan emin olun.

Sorunsuz bir dosyalama sistemi oluşturmak için bazı depolama fikirleri:

• Toplantı klasörü oluşturun – Tartışılacak tüm konuları, teslim edilmesi gereken konular, verilmesi gereken raporlar vb. ile birlikte oraya koyun. Toplantılara hazırlanmanıza yardımcı olur ve bir toplantının yukarı taşınması durumunda bile sizi stresten kurtarır. .
• Bir WOR klasörü oluşturun – Dağınık kağıtlarımızın çoğu, başka biri yanıt verene veya harekete geçene kadar beklemede olan şeylerdir. Onları bir WOR (Yanıt Bekliyor) klasöründe toplayın. Takip etmeniz gerekebilecek olağanüstü eylemler için birkaç günde bir kontrol edin.
• Depolama kutuları – Arşivlenmiş dosyaları saklamak ve mevcut dosya alanınızdan çıkarmak için ucuz saklama kutuları kullanın.
• dergi kutuları – Gerçekten saklamak istediğiniz dergileri ve katalogları saklamak için dergi kutuları veya klasörleri kullanın. Lütfen referans veya araştırma için onlara gerçekten ihtiyacınız olduğundan emin olun, aksi takdirde geri dönüştürün veya başkalarına verin.
• okuma klasörü – Acil olmayan, okumak istediğiniz basılı makaleler ve belgeler için bir dosya belirleyin.
• Arşiv dosyaları – Bir proje tamamlandığında tüm malzemeleri bir araya getirin ve dosyalayın. Devam eden projeler için çalışma klasörlerinizi saklayın.
• Haftalık dosya – Dosyanızın birikmesine izin vermeyin. Kağıtlarınızı bir Dosyaya klasörüne koyun ve her şeyi haftada bir dosyalayın.

Dosyalarınızı düzenlemeyle ilgili daha fazla ipucunu buradan öğrenin: Daha İyi Üretkenlik için Dosyalarınızı Nasıl Düzenlersiniz?

7. Masanızı Temizleyin

Her şeyi çıkarın, iyice temizleyin ve yalnızca günlük kullanım için gerekli olan öğeleri geri koyun.

Eşyaları toplamakta zorlanıyorsanız, bu Düzenleyici Formül sonradan pişman olmadan bir şeyler atmanıza yardımcı olacaktır.

8. Masaüstünüzü Düzenleyin

Artık masaüstünüzü düzene soktuğunuza göre, onu düzenlemek iyi bir fikirdir.

Masanızdaki öğeleri düzenlemek için masaüstü düzenleyiciler veya kaplar kullanın. Kağıtlar için tepsiler, daha küçük eşyalar için kaplar kullanın.reklam

Bilgisayarınızın masaüstünü unutmayın! Dosyaların veya resimlerin hepsinin organize klasörlerde olduğundan emin olun. İşten ayrılmadan önce her gün bilgisayarınızın masaüstünü temizlemenizi tavsiye ederim.

9. Çekmecelerinizi Düzenleyin

Aynı çekmece alanına birlikte kullanılan öğeleri, zarflı pulları, not defterli yapışkanlı defterleri vb. koyun.

Küçük eşyalar için çekmece düzenleyicileri kullanın – ataş, raptiye vb. Kişisel eşyalar için ayrı bir çekmece kullanın.

10. Ayrı Gelen Kutuları

Diğer insanlarla düzenli olarak çalışıyorsanız, her biri için bir klasör, tepsi veya gelen kutusu oluşturun.

11. Yığınlarınızı Temizleyin

Umarım yeni organize ofisiniz ile artık kağıt yığınları oluşturmazsınız, ancak yine de eskilerini sıralamanız gerekir.

Yığının içinden geçin (gerekirse birer birer) ve uygun yere koyun veya boşaltın.

12. Postaları Sıralayın

Postaları sıralanmak ya da içinden geçmek için bir yığına yapıştırmayın ve hemen şimdi ihtiyacınız olan parçaları çıkarmayın. Alır almaz sıralayın – Harekete geçmek, Okumak, Dosyalamak, Devretmek veya devretmek için. .reklam

13. İptal Tarihlerini Atayın

Her kağıt parçasını süresiz olarak saklamanıza gerek yok. Dosyaları veya belgeleri, atılabilecekleri veya parçalanabilecekleri zaman işaretleyin.

Bazı yasal veya mali belgeler belirli bir süre saklanmalıdır. Bu gereksinimlerin ne olduğunu bildiğinizden emin olun.

14. E-postalarınızı Filtreleyin

Bazı e-postaların okunması önemlidir, diğerleri ise o kadar önemli değildir.

Farklı e-posta türlerini etiketlemek için filtre sistemini kullandığınızda, bunların önceliklerini ve hangisinin önce yanıtlanacağını bilirsiniz.

Gelen kutusu sıfırını elde etmek için şu ipuçlarına bir göz atın: Inbox Zero'ya ulaşmanın En İyi Yolu

15. Masanızı Düzleştirin

Günün sonunda hızlı bir düzeltme yapın, böylece ertesi güne temiz bir başlangıç ​​yapmış olursunuz.

Sonuç olarak

Bir ipucu kullanın veya hepsini deneyin. Verimli bir çalışma alanı oluşturmak ve sürdürmek için harcadığınız çaba, büyük ölçüde karşılığını verecektir.reklam

Bir şeyler aramak ve yığınları karıştırmak yerine, zamanınızı harcayabileceksiniz… şey… Çalışma ve dağınıklıktan uzak olmanın tadını çıkaracaksınız!

Daha Fazla Düzenleme Hack'i

• Hayatınızı Nasıl Organize Edersiniz: Gerçekten Organize İnsanların 10 Alışkanlığı
• Hayatınızı Nasıl Düzenler ve Stresi Nasıl Azaltırsınız (En İyi Kılavuz)
• Her Şeyi Başarılı Bir Şekilde Tasfiye Etmenize Yardımcı Olacak Bir Soru

Öne çıkan fotoğraf kredisi: Alesia Kazantceva, unsplash.com aracılığıyla