Bazen işyerinde iletişimin önündeki engelleri tespit etmek oldukça kolay olabilir. Yanlış iletişim ele alınmadığında, bunu işyeri çatışması veya azalan üretkenlik şeklinde görebilirsiniz. Çok az şeffaflık olduğunda yanlış iletişim olma eğilimi vardır. Ve bazen bu kasıtsız olabilir.

Mükemmellik, sıradan şeyleri olağanüstü derecede iyi yapmaktır. — John W. Gardner

Pek çok insan, okula gittikleri veya belirli bir miktarda iş tecrübesine sahip oldukları için etkili iletişimciler olduklarını düşünürler, ancak gerçekte hala başkalarını mesajlarıyla etkilemek için mücadele ederler. Etkili olmayan iletişimin sonucu, kaçırılan fırsatlar, kaybedilen zaman ve boşa giden kaynaklardır - bunların hepsi yüksek etkili konuşmalar olmadığı için.^[1]

İşyerinde açık, etkili ve şeffaf iletişimi etkileyen bir dizi faktörü fark edebilirsiniz: kişisel özellikler, fiziksel mesafe, mesajın kendisi, bağlam, kullanılan jargon ve kültür. Aşağıda, verimli, üretken ve kapsayıcı bir çalışma ortamı oluşturabilmeniz için işyerinde etkili iletişimi sağlamanın 7 yolu bulunmaktadır.

1. Kitlenizi İyi Tanıyın

Kitlenizi anlamak, işyerinde etkili iletişim için çok önemlidir. Bu, sözlü ve yazılı iletişimler, sunumlar, günlük e-postalar, şirket çapında duyurular veya projelerle ilgili durum güncellemeleri sağlamak için geçerlidir.

Mesajınızın etkili bir şekilde iletilip iletilmeyeceği veya iyi karşılanıp karşılanmayacağı, hedef kitlenizin neye önem verdiğini anlamaktan kaynaklanır.

• İletişiminizle kimi hedefliyorsunuz?
• Mesajınızın amacı nedir?
• Neyi bilmeleri gerekiyor?
• Ne yapmalarına ihtiyacın var?
• Mesajı hedef kitlenize iletmenin en iyi yolu nedir?
• Kitleniz mesajı nasıl algılayacak veya yorumlayacak?
• Hedef kitleniz mesajınızı aldıklarında nasıl hissedecek, düşünecek ve tepki gösterecek?

Bu soruları yanıtlamak için önceden plan yapmanız, araştırma yapmanız ve hedef kitlenizin davranışlarını gözlemlemeniz gerekir. Örneğin, ekibinizle veya meslektaşlarınızla iletişim kurma yaklaşımınız, bu grupların farklı ilgi alanlarına sahip olduğundan, liderinizle iletişim kurma şeklinizden büyük olasılıkla farklı olacaktır.

2. Durumu Anlamaya ve Açıklamaya Çalışın

Düşünceli ve kasıtlı olmak için zaman ayırın. İşyerinde iletişim kurmadan önce, duraklamak, durumu anlamak, netleştirmek ve empati kurmak çok önemlidir. İş yerinde etkili bir şekilde iletişim kurmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları:reklam

ol Meraklı . Bilgi toplamak için 'ne' ve 'nasıl' ile başlayan açık uçlu sorular sorun. İnsanlar cevaplarıyla daha açıklayıcı olma eğiliminde olacaklar. Daha sonra daha fazla bağlam elde etmek için açık uçlu araştırma soruları sorabilirsiniz. Ne kadar çok anlarsanız, hedef kitlenizde yankı uyandıran uygun bir mesaj oluşturma olasılığınız o kadar artar.

Bir çocuk gibi öğrenin. Normalde, çocukların öğrenmek üzere oldukları şey hakkında önceden bilgisi yoktur. Öğrenme yaklaşımlarında bir alçakgönüllülük duygusu var. Durumlarını anlamaya çalışırken kendinizi kitlenizin yerine koyarken de aynı yaklaşımı benimseyin. Açık, hazır ve hedef kitlenizin bakış açısını görmeye istekli olun.

Varsayımlarınızı kontrol edin. Deneyiminizin genişliği, algılarınızı ve yargılarınızı bulandırabilir. Kitleniz hakkında önyargılı fikirlere meydan okuyun. Varsayımlarınızın doğru olup olmadığını kontrol etmek için kiminle konuşmanız gerektiğini veya hangi araştırmayı yapmanız gerektiğini belirleyin. Eyleme geçmeden önce anlamak için alan yarattığınızdan emin olun.

Kapsayıcı olun. İnsanlar işyerine ait olmak, dahil olmak ve değerli hissetmek isterler. Herkesin fikirlerinin alındığından emin olmak için düşünceli olun. Örneğin, girdi isteyen bir toplantıdaysanız, herkesin yanıtını paylaşması için yeterli zaman olduğundan emin olun. Süreniz biterse, daha sonra onlarla bağlantı kuracağınızı toplantıda belirtin.

3. Birden Fazla Düzeyde Dinleyin

Çoğu insan anlamak niyetiyle dinlemez; cevap vermek niyetiyle dinlerler. - Stephen R. Covey

Bunlara aşinasınızdır muhtemelen temel aktif dinleme ipuçları . Bununla birlikte, son teslim tarihlerine öncelik verme veya oluşturma konusunda bunaldığımızı hissettiğimizde, otomatik pilotta olmak ve işyerinde etkili bir şekilde iletişim kurmanıza yardımcı olabilecek önemli mesajları kaçırmak kolaydır. Aşağıda pratik yapmaya devam etmeniz için hatırlatıcılar bulunmaktadır:

Açıklama. Mesajı anladığınızı, tekrarlayarak veya kendi kelimelerinizle yeniden çerçeveleyerek onaylayın. Taraflar arasında uyuşmazlıklar varsa, açıklığa kavuşturmanın zamanı geldi.

İncelemek, bulmak. İhtiyaç duyabileceğiniz bilgilerin eksik olduğunu düşünüyorsanız, sorular sorun.reklam

Açıklamak. Bir şeyi tam olarak anlamadıysanız, sorun.

Unutma. Hedef kitleniz için önemli olan noktaları hatırlamaya çalışın. Bu bilgi gelecekte kullanılabilir ve hedef kitlenize önem verdiğinizi ve aktif olarak dinlediğinizi gösterir.

İşyerinde etkili bir iletişimci olmak, aktif dinleme becerilerinize uyum sağlamanız gerektiği anlamına gelir. Hatırla:

• Empati kurun.
• Sadece kendinizin değil, başkalarının algılarını da anlayın.
• Duygularınızı ve tepkilerinizi ve başkalarının duygularını ölçün.
• Değerlerinizi ve inançlarınızı ve başkalarının değerlerini bilin.
• Beden dili gibi sözlü olmayan iletişim işaretlerini gözlemleyin.

4. Nasıl Geri Bildirim Aldığınızı İnceleyin

Nasıl geri bildirim aldığınız, nasıl tepki verdiğinizi ve diğer taraflarla ne kadar etkili bir şekilde iletişim kurduğunuzu etkiler. Geri bildirime ve eleştiriye açık olmak, söylemek yapmaktan daha kolaydır.^[2]Biz insanız. Hayattaki olaylarla dikkatiniz dağıldığında veya iş yerinde baskı hissediyorsanız, yolunuza çıkan en ufak yorumda savunmaya geçebilirsiniz.

Sheila Heen ve Douglas Stone, geri bildirimi özümseme, yararlı olanı alma ve öğrenmeniz ve ilerlemeniz için yararsız olanlardan nasıl kurtulacağınızı bilme yeteneğinizi geliştirmek için yaklaşımlar sunar.^[3]

Bu stratejilerden bazıları aşağıdakileri içerir:

• Tetikleyicilerinizi ve geri bildirimlere verdiğiniz yanıtları bilin, anlayın ve yönetin.
• Mesajı 'kimden' geldiğinden ayırın.
• Yargılamak yerine tavsiyeyi dinleyin.
• Geri bildirimi sindirilebilir parçalara ayırın.
• Proaktif olarak geri bildirim istediğinizde, spesifik olun ve bir şey isteyin.
• Size önerilenleri test etmek için küçük adımlar atın.

Geri bildirimden öğrenme ve ondan büyüme yeteneğiniz var. Geri bildirimi küçük parçalara ayırmak, mesajı daha iyi işlemenize ve yanıtınızda daha az tepkisel olmanıza yardımcı olabilir.

5. Objektif ve Gözlemlenebilir Geri Bildirim Sağlayın

Bu, yapılması en zor şeylerden biridir çünkü başkalarını gücendirmek istemeyebilirsiniz, çatışmalardan kaçınmak isteyebilirsiniz, nasıl yapacağınızdan tam olarak emin değilsiniz, duygusal olarak hazır değilsiniz veya varsayımlarınız bunalmış durumda.reklam

Durum, Davranış, Etki (SBI) Modeli^[4]net ve spesifik geri bildirim sağlamanıza yardımcı olabilir:

• Durum. Bağlam sağlayın. Kendinize ne olduğunu, nerede ve ne zaman olduğunu sorun.
• Davranış. Davranışı tanımlayın. Bu en zor kısım çünkü varsayımlarınızı kontrol etmeniz gerekiyor. Örneğin, kaba (öznel) ve beni böldünüz (gözlemlenebilir davranış) demek, geri bildirimin tonunu değiştirir. Kaba olmanın birden fazla yorumu olabilir, ancak birinin sizi ne zaman böldüğünü görebilirsiniz.
• Darbe. Davranışın sonuçlarını açıklamak için I ifadelerini kullanın.
• İlerleyin. Konuşmayı, yansıtmalarını isteyerek anlayış aramaya devam edin. Onların bakış açısı neydi? Onlar için neler oluyordu? Ne anladılar? Buradan nasıl büyüyebilirler?

Örnek 1: ^[5]

Dün sabahki ekip toplantısında sunumunuzu yaptığınızda (Durum), iki slayttan emin değildiniz ve satış hesaplamalarınız yanlıştı (Davranış). Bütün kurul orada olduğu için utandım. Bunun ekibimizin itibarını etkilemiş olmasından endişeleniyorum (Etki).

Örnek 2:^[6]

Pazartesi öğleden sonraki müşteri toplantısında, toplantının zamanında başlamasını ve herkesin bildirilerini önceden almasını sağladınız (Durum). Tüm araştırmalarınız doğruydu ve müşterinin sorularının her biri yanıtlandı (Davranış). Böyle mükemmel bir iş çıkardığınız ve organizasyonu iyi bir ışık tuttuğunuz için gurur duyuyorum. Sıkı çalışmanız (Etki) sayesinde hesabı alacağımızdan eminim.

Açık, spesifik ve gözlemlenebilir geri bildirimin nasıl sağlanacağını bilmek, işte etkili bir iletişimci olmak için gerekli bir beceridir.

6. Takip Etme, Onaylama ve Hesap Verebilirlik Oluşturma

İş yerinde etkili iletişim tek seferlik bir olay değildir. İlerlemeyi sürekli olarak izlemeniz ve sürekli destek sağlamanız gerekir. Meslektaşlarınızın, ekiplerinizin veya liderlerinizin ilerlemesini onaylamayı unutmayın!

İşyerinde devam eden iletişimin etkinliğini değerlendirmenize yardımcı olması için aşağıdaki soruları kullanın:reklam

• Hangi fırsatları görüyorsunuz?
• Nasıl ayarlayabilirsiniz?
• Hangi kararların alınması gerekiyor?
• Hangi desteği sağlayabilirsiniz?
• Doğru mesajın alındığından emin olmak için ne yapmanız gerekiyor?

7. İletişimin 7C'sini Kullanın

İş yerindeki herhangi bir iletişim aracı için, mesajınıza ince ayar yapmak için 7C iletişim kurallarını aklınızda bulundurun:^[7]

• Temizlemek. Amaç nedir? Mesajın anlaşılması kolay mı?
• Özlü. Ne silebilirsin? Bu noktaya geldi mi?
• Somut. Gerçekler nelerdir?
• Doğru. Mesaj hatasız mı? Kitleniz için uygun mu?
• Tutarlı. Mantıksal bir akış var mı? Mesaj tutarlı mı?
• Tamamlamak. İlgili bilgiler sağlanıyor mu ve harekete geçirici mesaj var mı?
• Nazik. Mesajınızın tonu nedir?

7C'ler hakkında buradan daha fazla bilgi edinin: Etkili İletişim: Nasıl Yanlış Anlaşılmaz?

Özetliyor

İşyerinde etkili iletişimi sağlamanın yolları pratik ve zaman alır.

Mesajlarınızın net ve şeffaf olması için iş yerinizdeki iletişiminizi geliştirmek için bu 7 stratejiyi aklınızda bulundurun.

1. Kitlenizi İyi Tanıyın
2. Durumu Anlamaya ve Açıklamaya Çalışın
3. Birden Fazla Düzeyde Dinleyin
4. Nasıl Geri Bildirim Aldığınızı İnceleyin
5. Objektif ve Gözlemlenebilir Geri Bildirim Sağlayın
6. Takip, Onaylama ve Hesap Verebilirlik Oluşturma
7. İletişimin 7 C'sini kullanın

Büyümeye ve becerilerinizi geliştirmeye devam edin!

İşyerindeki iletişiminizi geliştirmek için bu ay üzerinde çalışabileceğiniz bir şey nedir?

Spesifik olun ve kendinize meydan okuyun. AKILLI hedef işyeri iletişimi için — Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zamana Bağlı!

İşyeri İletişimi Hakkında Daha Fazla Bilgi

• İşyerinde Etkili İletişim için Çatışma Yönetim Stilleri
• İşyerinde ve Evde Etkili İletişim Becerilerinde Nasıl Ustalaşılır
• Ofiste Farklı İletişim Tarzlarıyla Nasıl Çalışılır?
• İşyerinde Başarı İçin İletişim Becerileri Nasıl Geliştirilir?

Öne çıkan fotoğraf kredisi: unsplash.com aracılığıyla Brooke Cagle reklam

Referans