Zamanını ve çalışanlarını doğru yönetmeyi bilmeyen etkili ve başarılı bir yönetici bulmak biraz tek boynuzlu at bulmaya benzer. Yapmayacaksın çünkü onlar yok. Herkese, dikkatlerini gerektiren görevleri yerine getirmeleri için gün içinde eşit sayıda saat verilir, zamanınızı nasıl kullanacağınız, bu görevleri tamamlamada başarılı olup olmadığınızı eninde sonunda belirleyecektir.

İster ilk kez yönetici olun, ister sadece biraz tazeleme kursuna ihtiyacınız olsun, uygun zaman yönetimi becerilerini öğrenmek ve uygulamak, kariyer başarınızda uzun bir yol kat edecektir.

Yöneticiler için etkili zaman yönetimi becerilerine atlamadan önce, zaman yönetimiyle ilgili neden ve ne olduğunu tartışalım. Zaman yönetimi, kişisel ve profesyonel görevleri yerine getirmek için günün 24 saatini en iyi şekilde nasıl kullanacağınızı organize etmenin basit bir yöntemidir.

ABD Başkanı Dwight Eisenhower tarafından geliştirilen Eisenhower Matrisi, zaman yönetimini dört gruba ayırdı:^[1]

Önce Yapın, Planlayın, Yetkilendirin ve Yapmayın.

Tüm zaman yönetimi becerileri bu matrisin içinde bir yere düşer. Zamanınızı ve görevlerinizi etkili bir şekilde bölmeyi öğrenmek, akıl sağlığınızı kaybetmeden hedeflere ulaşmanıza ve ekibinize başarılı bir şekilde liderlik etmenize olanak tanır.

1. Hedefleri Nasıl Düzgün Planlayacağınızı Bilin

Benjamin Franklin bir keresinde şöyle demişti:

Plan yapmayı başaramazsanız, başarısız olmayı planlıyorsunuz demektir.

Kurucu baba gerçekten tam isabet etti ve takımınızın hedeflerini nasıl düzgün bir şekilde planlayacağınızı öğrenmek çok önemli. Hedeflere gelince, yönetilebilir görevlere bölünebilecek günlük, haftalık, aylık ve hatta yıllık hedefler belirlemelisiniz.

Örneğin, bir yıl boyunca şirketin web sitesine gelen trafiği yüzde 10 artırma hedefiniz varsa, hedefi doğru yolda tutmak için haftalık, aylık ve altı aylık dönemde ölçülebilir kilometre taşları belirlemeniz gerekir. .

Kısa vadeli ve uzun vadeli hedefler belirlemeyle ilgili bu kılavuzlara bir göz atın:

• Başarılı ve Oldukça Doyumlu Bir Yaşam İçin Kısa Vadeli Hedefler Nasıl Belirlenir?
• Uzun Vadeli Hedefler Belirlemenin ve Başarıya Ulaşmanın Kesin Yolu

2. İyi İletişim Bir Dünya Fark Yaratacak

İyi iletişim, herhangi bir ilişkiyi - kişisel veya iş - kurabilir veya bozabilir ve bir yönetici zaman yönetimi ile mücadele ettiğinde, iletişim genellikle zarar görür. Bununla birlikte, bir yönetici, ekibi ve müşterileriyle dinlemek ve açıkça iletişim kurmak için zaman ayırırsa, bir işletmenin başarısında tüm farkı yaratabilir.

Açıkça ortaya konan kilometre taşları üzerinde çalıştıklarından emin olmak için ekip üyelerinizle düzenli olarak iletişim kurduğunuzdan emin olun. Müşterilerle açık ve düzenli iletişim kuran bir yöneticinin de işlerini büyütme olasılığı daha yüksektir. Düşünceli iletişim ile zamanınızı en iyi şekilde değerlendirdiğinizden emin olun.

öğrenmek İş Yerinde Etkili İletişimi Sağlamanın 7 Yolu .

3. İyi Organizasyon Anahtardır

Hem devredilen görevleri hem de gerçek çalışma alanınızı içeren güçlü organizasyon, yöneticiler için etkili zaman yönetimi için çok önemlidir. Ekibiniz dağınıksa ve insanlar plakalarında hangi görevlerin olduğu veya yardım için kime başvurmaları gerektiği konusunda net değilse, belirlenen hedefler zarar görecektir.

İyi iletişim ve iyi organizasyon, kişinin zamanını en iyi şekilde değerlendirmeye geldiğinde el ele gider.reklam

Çalışma alanınızın düzenine gelince, eğer yatak odanızı evde dağınık tutmayı seviyorsanız, bu sizin işiniz, ancak iş dünyasında dağınıklığın yeri yoktur. Yanlış yerleştirilmiş bir dosya aradığınız her dakika, daha iyi harcanabilecek bir dakikadır.

neden bunlara bir göz atmıyorsun Ofis Organizasyonu ve Daha Fazlasını Yapmak İçin En İyi 15 Düzenleme İpucu ?

4. Etkili Delegasyon Her Şeydir

Etkili yetkilendirme, ekip üyelerinizin kendinden emin ve etkili bir şekilde çalışmasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Bir yönetici olarak, personelinizden kimin hangi görev için en uygun olduğunu değerlendirmek ve bununla birlikte gelen sorumlulukları atamak sizin sorumluluğunuzdadır. Öncülük yapmamak ve görevleri devretmemek hem sizin hem de ekip üyelerinizin zamanını boşa harcar.

Farklı görevleri dikkatli bir şekilde devrederek ve personelinizin bu görevleri tamamlamak için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olmalarını sağlayarak, iş işin yapılması söz konusu olduğunda ekip üyeleri size daha az ihtiyaç duyacaktır.

Bu kılavuzda delegasyon sanatını öğrenin: İş Nasıl Etkili Bir Şekilde Devredilir (Liderler için Kesin Kılavuz)

5. Uygun Görevleri Doğru Zamanda Planlayın

Bir araba yapıyor olsaydınız, çerçeve yerine oturmadan önce ses sistemini kurmaya çalışmazdınız, değil mi?

Eisenhower Matrisinin ilk bloğu Önce Yap'tır, yani bir sonraki şeye geçmeden önce bitirmeniz gereken temel görevlerin neler olduğuna karar verin. Bunlar, patronunuzdan gelen bir soruyu yanıtlamak gibi küçük şeyler olabilir veya yeni bir sosyal medya stratejisi planlarını tamamlamak gibi daha büyük olabilir.

Mesele şu ki, her günün en önemli görevlerine öncelik vermeyi, bunları ne kadar sürede tamamlamanız gerektiğini ve ne zaman ele alınması gerektiğini öğrendiğinizden emin olun.reklam

Görevlere öncelik vermenize yardımcı olacak bir teknik: 10 Dakikada Doğru Öncelik Nasıl Belirlenir ve 10 Kat Daha Hızlı Çalışır

6. Çoklu Görev Tuzaklarını Tanımayı Öğrenin

Herkesin yapması gereken birçok şey vardır, ancak tüm bunları aynı anda yürütmeye çalıştığımızda, bazıları yere çarpmak zorundadır. Telefonunuza bir ping geldiği için bir ödev üzerinde çalışmaya başlamak ve ardından e-postanıza atlamak çok kolay. Bu, konsantrasyonunuzu bozmak için korkunç ve beyninizi yakalamaya zorluyor.

Bunun yerine, e-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak için gün içinde belirli zaman dilimleri ayırın. Bir seferde bir göreve odaklanarak, işi daha erken bitirecek ve beyninizin tüm dikkatini ona vereceksiniz.

Üretkenliğinizi Artıracak Çoklu Görev Yönetimine İlişkin bu 9 İpucunu Deneyin.

7. Sadece Kendi Zamanınıza Öncelik Vermeyi Öğrenin, Çalışanların Kendi Zamanlarına Öncelik Vermesine Yardımcı Olun

İşimizin temel görevlerine günde sekiz saat ayırdığımızı düşünebiliriz, ancak araştırmalar genellikle durumun böyle olmadığını gösteriyor.^[iki]Ara sıra bir zaman denetimi yaparak ekibinizin (ve sizin) zamanından en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olabilirsiniz. Çalışanlarınızın ne yaptıklarını ve bunu yapmak için ne kadar zaman harcadıklarını takip edeceğiniz bir gün ayırın.

Bu alıştırmanın uzun vadede çalışanlara yardımcı olmayı amaçladığından ve yoksul işçileri ayıklamanın bir yolu olmadığından emin olun. Yeterince veriyle, siz ve ekibiniz, neyin işe yaradığını ve herhangi bir iş gecikmesi veya kesintisinden nasıl kaçınılacağını daha iyi belirleyebileceğinizi umuyoruz.

9. Görünüşü Takip Etmek Uzun Bir Yola Çıkabilir

Denizcilerin bir fırtınada kaptanlarına rehberlik etmesi gibi, çalışanlarınızın da zamanınızı iyi yönettiğinizi hissetmeleri gerekir. Çalışanlarınız size her yaklaştığında, bitkin ve aceleniz varsa, önemli konular hakkında size gelmekten vazgeçmeleri daha olasıdır.

Ara sıra her şeyi bir arada tutmak için mücadele ettiğiniz günler olabilir, ancak zaman yönetimi oyunlarının zirvesinde olan bir yöneticinin görünümünü sürdürmek, diğerlerini de zamanlarını etkili bir şekilde yönetme konusunda etkilemede gerçekten yardımcı olabilir.reklam

10. Tabağınız Çok Dolu Olduğunda Ne Yapacağınızı Bilin

Küçük bir baskı ve son teslim tarihi, işlerinizi halletmeye ve halletmeye gelince güçlü bir motive edici olabilir. Yapmanız gereken işler listenizin biraz fazla uzadığını fark ederseniz, bu iki şeyin göstergesi olabilir:

Bir olasılık, zamanınızı olabildiğince etkili yönetememenizdir. Durum buysa, en üste dönün ve gözden geçirin.

En iyi menajerin bile sınırları vardır ve bir günde sadece bu kadar çok dakika vardır. İyi bir yönetici, önüne çıkan her görevi kendi başına yapmaya çalışmaz. Hedeflere ulaşıldığından emin olmak için personellerini en iyi şekilde nasıl kullanacaklarını bilirler ve iş yüklerinin ne zaman kapasiteye ulaştığını bilirler.

11. 80/20 Kuralını Anlayın

Pareto İlkesine veya daha iyi bilinen adıyla 80/20 kuralına göre, sonuçların yüzde 80'i eylemlerin yalnızca yüzde 20'sinden gelir. Sonuçların diğer yüzde 20'si… tahmin ettiniz, eylemlerin yüzde 80'i.

Tüm bunların etkili bir yöneticinin zaman yönetimini nasıl etkilediğine gelince, yapılması gereken, mazeretsiz öncelikler işinizin yalnızca yüzde 20'si olabilir, ancak en büyük sonuçları üreteceklerdir. Görevlerin kalan yüzde 80'i muhtemelen ekibinizdeki personel arasında devredilebilir.

12. Gerektiğinde Mola Vermekten Korkmayın

Bir yük treni gibi günün her saniyesi birkaç dakikanızı geri adım atıp nefes almadan çalışıyorsanız, tükenmişlik yaşayacaksınız. Tükenmişlik, tek bir dakikanın işe ayrılmadığından emin olmaya çalıştığınızda ortaya çıkan sinsi zaman yönetimi katilidir. Sonuç olarak, yakında daha az enerji ve konsantrasyona sahip olacaksınız ve sonunda işiniz zihinsel sağlığınıza zarar verebilir.

Arıza süresini kendiniz için planlamak önemlidir. Bu nedenle çalışanlarınızı mola vermeye teşvik edin ve molaları kendinize vermeyi unutmayın. İş günü boyunca birkaç mola, zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmanız için sizi doğru zihniyete sokmada uzun bir yol kat edebilir.

Son düşünceler

Bir yönetici olarak günlük işlere kapılıp kendinizi sağlıksız alışkanlıklar geliştirirken bulmak kolaydır. Bu makaledeki önerileri oluşturmaya odaklanın ve ekibinizi güçlendirmek için zaman ayırın. Yalnızca genel üretkenliği artırmakla kalmayacak, kendinizi hızla yıldız ve saygın bir lider haline gelecek bulacaksınız.reklam

İş Verimliliği Hakkında Daha Fazla Bilgi

• İşyerinde Nasıl Üretken Olunur: 9 Temel Kural
• Verimliliği Artırmanın ve Daha Az Zamanda Daha Fazlasını Elde Etmenin 50 Yolu
• Verimlilik Formülü Çalışanları Verimli Çalışmaya Nasıl Motive Edebilir?

Öne çıkan fotoğraf kredisi: unsplash.com üzerinden Proxyclick Ziyaretçi Yönetim Sistemi

Referans