10 DAKIKADA DOĞRU ÖNCELIK NASIL BELIRLENIR VE 10 KAT DAHA HIZLI ÇALIŞIR

Ekip üyelerimin her birinin, her iş günü halletmeleri gereken bir yığın görev var. Bunun da ötesinde, görevlerinin çoğu ya yaratıcı görevler ya da problem çözme görevleridir. Her birinin, her şeyi halletmek için görevlere nasıl öncelik vereceğini öğrenmesi gerekiyordu.

Ele alınması gereken birçok görev olmasına rağmen, ekibimiz odaklanmış ve yaratıcı kalabiliyor ve belirli bir süre içinde hedeflerimiz doğrultusunda tutarlı bir şekilde çalışabiliyor.

Doğru önceliklendirmenin gücüyle ekibimin daha fazla işi daha kısa sürede yapmasına nasıl yardımcı olduğumu size açıklayacağım. Bu makaleyi okumak için harcadığınız birkaç dakika, uzun vadede size kelimenin tam anlamıyla binlerce saat kazandırabilir. Öyleyse, şeylere nasıl öncelik vereceğimize dair yöntemime başlayalım:

Ölçekler Yöntemi ile Nasıl Öncelik Verilir

Geçen gün yeni editörlerimizden biri bana geldi ve halletmesi gereken birçok görevi ve sürekli olarak uyması gereken son teslim tarihlerine ayak uydurmak için nasıl mücadele ettiğini anlattı.

Her günün sonunda, pek çok şey yapmış, ancak çoğu zaman yaratıcı fikirler bulamamış ve makaleleri başarılı bir şekilde yayınlamamış gibi hissediyordu. Bana anlattıklarından, kendini bunalmış hissettiği ve çoğu gün fazladan saatler harcamasına rağmen hedeflerine ulaşamamaktan giderek daha fazla hüsrana uğradığı açıktı. Bütün bunlar, uzun vadede iyi bir iş-yaşam dengesi geliştirmesini imkansız hale getiriyordu.

Ölçek Metodu'nu kullanma konusundaki tavsiyemi dinledikten sonra, üretkenlikte hemen şuna benzeyen çarpıcı bir artış yaşadı:

o üretebilir üç kat daha yaratıcı fikirler blog makaleleri için.
O yapabilir tüm makalelerini zamanında yayınla.
Ve tüm işlerini her gün zamanında bitirebilirdi ( artık fazla mesai yok !).

Nasıl yaptığını merak ediyorsanız, adım adım kılavuz için okumaya devam edin:

1. Planlama için 10 Dakika Ayırın

Verimlilik sorunlarının üstesinden gelmek söz konusu olduğunda, harekete geçmeden önce plan yapmak mantıklıdır. Ancak, planlamaya o kadar dahil olmayın ki, içinde sıkışıp kalırsınız ve asla ilk üssün ötesine geçmezsiniz.reklam

Benim tavsiyem, kendinize planlama için belirli bir zaman aralığı verin, ancak bunu kısa tutun. Planınızı düşünmek için 10 veya 15 dakika yeterli olmalıdır.

Bu zamanı şu amaçlarla kullanın:

Büyük resme bak.
İhtiyacınız olan/ulaşmak istediğiniz mevcut hedefi ve hedefi düşünün.
Yapmanız gereken tüm görevleri düzenleyin.

2. Görevlerinizi Hedefinizle Uyumlulaştırın

Bu, önceliklendirmeyi öğrenirken Ölçekler Yöntemini etkili kılan temel bileşendir.

Şu şekilde çalışır:

Yaptığınız tüm görevlere bir göz atın ve her birinin önemini gözden geçirin. özellikle, Bir görevin önemini maliyeti ve faydasıyla ölçmek .

Maliyet olarak, görev başına gereken çabayı kastediyorum (zaman, para ve diğer kaynaklar dahil). Fayda, görevin hedefinize ne kadar yakın katkıda bulunabileceğidir.

Bunu sizin için kolaylaştırmak için, her bir görevinizin önceliğini hızlı ve kolay bir şekilde belirlemenizi sağlayacak dört kombinasyonu aşağıda listeledim:reklam

Düşük Maliyet + Yüksek Fayda

Önce bu görevleri yapın çünkü tamamlaması en kolay görevlerdir, ancak hedefinize yaklaşmanıza yardımcı olurlar.

Bir satış broşürü için oluşturulan çizimleri onaylamak muhtemelen bu kategoriye uyacaktır. Çizimi/düzeni beğenip beğenmediğinize kolayca karar verebilirsiniz, ancak bunu onaylama kararınız, broşürün üretimini ve müteakip potansiyel müşterilere göndermenin satış faydalarını tetikleyecektir.

Yüksek Maliyet + Yüksek Fayda

Yüksek maliyetli görevi daha küçük parçalara bölün. Başka bir deyişle, büyük görevi tamamlaması bir saatten az süren mini görevlere bölün ve ardından bu küçük görevleri yeniden değerlendirin ve doğru öncelik düzeylerini belirleyin.

Yeni, günlük içermeyen, protein tozu takviyesi için bir ürün lansman planı yazmanızın istendiğini hayal edin. Planı bir oturuşta yazmaya çalışmak yerine, farklı bölümleri farklı zamanlarda yazmayı hedefleyin (örneğin, 30 dakika giriş bölümünü, bir saat gövde metnini ve 30 dakikayı sonucu yazmak için harcayın).

Düşük Maliyet + Düşük Fayda

Zamana ve görevlere nasıl öncelik verileceğini öğrenirken, bu özel kombinasyon en düşük önceliğiniz olmalıdır. Ya bu görevi halletmek için kendinize 10-15 dakika verin ya da faydalı bir mola olarak bu tür görevleri değerli görevler arasına koyun.

Bunlar muhtemelen gerekli görevlerdir (örneğin, e-postaları kontrol etmek gibi rutin görevler), ancak istediğiniz hedefe ulaşmanıza pek katkıda bulunmazlar. Bunları öncelik listenizin çok altında tutun.

Yüksek Maliyet + Düşük Fayda

Bu görevlerin gerçekten gerekli olup olmadığını gözden geçirin. Görevin tamamlanması gerektiğine karar verirseniz, maliyeti düşürmenin yollarını düşünün.

Örneğin, herhangi bir araç veya sistem, görevi hızlandırmaya yardımcı olabilir mi? Bu kategoride, satış irtibatları e-tablolarını kontrol etme ve güncelleme gibi şeyler bulmanız muhtemeldir. Bu, hata yapmadan yapılması zor ve zaman alıcı bir şey olabilir. Ancak, bu işlemi anında ve sorunsuz hale getirebilecek birçok uygulama var.reklam

Şimdi, daha önce bahsettiğim editöre geri dönersek, tipik günlük görev listesine bir göz atalım:

Tavsiyemi dinledikten sonra, bozuldu. yüksek maliyet + yüksek fayda görev daha küçük olanlara. Görevleri daha sonra şöyle görünüyordu (öncelik sırasına göre):

Ve makaleleri farklı platformlara tanıtma görevi için, faydalarını inceledikten sonra, yalnızca en etkili platforma odaklanmaya karar verdik, böylece ilgili zaman maliyetini önemli ölçüde düşürdük.

Günlük görevlerinizin maliyetini ve faydalarını etkili bir şekilde analiz ettikten sonra, bu Tam Yaşam Planlayıcısı listenizdeki her şeyi mümkün olan en iyi şekilde tamamladığınızdan emin olmak için.

Bonus İpucu: Görevleri Son Tarihlerle Başa Çıkmak

Görevlerinizi değerlendirdikten sonra, her birinin önemini bileceksiniz. Bu, hangi görevlerin daha fazlasını başarmanıza yardımcı olacağına (hedef belirleme açısından) dayalı olarak nasıl öncelik verileceği konusunda size hemen kristal netliğinde bir resim verecektir. Ancak bazen, yöneticiler ve ajanslar gibi harici taraflarca belirlenen son tarihler olacağından her görevin önceliğine karar veremezsiniz.

Bu gibi durumlarda, mevcut görevlerinizin önemini ve değerlerini düşündükten sonra, listeyi son teslim tarihlerini karşılamanıza ve öncelikleri buna göre ayarlamanıza yardımcı olacak şekilde hizalamanızı öneririm. reklam

Örneğin, tekrar editörün dünyasına dalalım.

Editörlüğünü yaptığı bazı makalelerin belirli tarihlerde yayınlanması gerekiyordu, bu yüzden bunlar acil ve önemli işler. Ölçekler Yöntemi buna izin verir ve bu durumda, değiştirilmiş görev listesi şuna benzer:

Umarım, artık görevlerin önemini değerlendirmenin ne kadar kolay olduğunu ve bunları uygulanabilir bir düzende nasıl önceliklendireceğinizi görebilirsiniz.

Alt çizgi

Ölçekler Yöntemi, denediğiniz diğer yöntemlerden farklıdır. Terazi Metodu'nu benimseyerek, işinizi doğru bir şekilde önceliklendirmeye başlayacak ve üretkenliğinizi 10 kata kadar artıracaksınız!

Bir görevin önemine nasıl karar verileceğini gerçekten açıklamayan diğer yöntemlerin aksine, benim yöntemim görevlerinizi iki kısma ayırmanıza yardımcı olacaktır: maliyet ve fayda. Yöntemim ayrıca, genel olarak kariyer gelişiminizi artırabilecek farklı maliyet ve fayda kombinasyonlarına dayalı takip eylemi yapmanıza da yardımcı olacaktır.

Şu anda başla ortak günlük görevlerinizi değerlendirmek için 10 dakika harcamak ve hedef(ler)inizle nasıl uyumlu oldukları. Bu bilgilere sahip olduğunuzda, görevlerinizi bir öncelik listesine koymak çok kolay olacaktır. Geriye kalan tek şey, yeni ana listenizi takip ederek bir sonraki iş gününüze başlamanızdır.