VERIMLILIĞINIZI SÜPER ARTIRAN YAPILACAKLAR LISTESI NASIL OLUŞTURULUR

Saat 6:00 ve sen yeni uyandın. Duştan sonra kahvaltı yapma, sabah gazetesini okuyarak haberleri yakalama ve ardından işe başlama zamanı. Kendinizi rahatlamış ve mutlu hissediyorsunuz. O gün için çok yüksek beklentileriniz var ve yapılacaklar listenizde olabildiğince üretken olmak istiyorsunuz.

Aynı gün saat 2'ye kadar hızlı ileri sar. Aceleniz var ve öğle yemeği molası vermek için neredeyse hiç şansınız olmadı. Yoğun program nedeniyle biraz stresli ve yorgun hissetmeye başlarsınız. Ayrıca, belirli görevlere geri dönmeniz ve onları düzeltmeniz gerekiyor gibi görünüyor çünkü onlara düzgün bir şekilde odaklanacak vaktiniz olmadı.

Güne farklı bir strateji ile baştan başlamak için bir sıfırlama düğmesi bulabilmeyi dilerdiniz.

Muhtemelen deneyimlediğiniz şey şuydu: gününüzü bir gece önceden planladınız ve görevlerinizin zirvesinde olduğunuzu hissettiniz. Ancak, listenize görevler eklemeye devam ettiğinizde işler ters gitmeye başladı ve nihayet görev listeniz kilometrelerce uzunluktaydı. Yapılacaklar listeniz, bir günde yapılması neredeyse imkansız olan görevleri de içeriyordu.

Yoğun ve stresli gününüze katkıda bulunan diğer nokta, belirli bir görevi tamamlamanın ne kadar zaman alacağını ve görevin ne zaman gerçekleştirileceğini anlamamaktı. Bu bilgilere sahip olsaydınız, görevi yürütmek için doğru zamanlamayı bulmak daha kolay olurdu.

Son olarak, planlarınızda gerçekten herhangi bir esneklik yoktu. Görevler arasına bir arabellek eklemeyi unuttunuz ve bazı görevlerin dışarıdan göründüklerinden çok daha büyük olduğunu anladınız.

Ama biliyor musun, stresin ve meşguliyetin tek başına bu sebepler değildi. Bunun ne olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin.

İçindekiler

Yapılacaklar Listesi Hakkında İnsanların Yanıldığı Şeyler
Harika Bir Yapılacaklar Listesinin Bileşenleri
Verimliliğinizi Artıran Yapılacaklar Listesi Nasıl Oluşturulur
Alt çizgi
Daha Fazla Verimlilik İpuçları

Yapılacaklar Listesi Hakkında İnsanların Yanıldığı Şeyler

Gerçekten ne yapman gerektiğini biliyor musun?

Gününüzü planlamak için gerçekten ne kadar zaman harcadınız—televizyon dikkatinizi dağıtırken sadece 5 dakika mıydı?

Eğer öyleyse, muhtemelen gününüzün bu kadar stresli olmasının en büyük nedeni buydu.reklam

Günlerinizi planlarken, yapmak üzere olduğunuz görevleri ve bunları başarmak için ne gerektiğini gerçekten anlamalısınız. Bu, özellikle önemli görevlerde gereklidir, çünkü en önemli görevlerde ilerleme kaydedebilirsiniz.

Planlamaya harcanan zamanın eksikliği, günlük listenize doldurulmuş çok fazla büyük görev olarak da gösterilecektir. Görevleri daha küçük parçalara ayırmadıysanız, muhtemelen gün içinde onları yapamayacaksınız. Bu da görev listenizi tamamlamadığınız için kendinizi hırpalamanıza neden olur.

Son olarak, bir görev listesi oluşturmaya, olabildiğince çabuk yapmaya çalıştığınız ikincil bir şey gibi davranmayın. Aslında, bir sonraki günün görev listenize daha fazla dikkat ettiğinizde, listenin sizin için daha gerçekçi ve daha az stresli olması daha olasıdır.

Harika Bir Yapılacaklar Listesinin Bileşenleri

İyi bir görev listesinden bahsettiğimde, şu özelliklerin onun bir parçası olduğunu düşünürüm:

Dengeli

Görev listesi hem önemli hem de daha az önemli görevleri içerir. Kabul edelim: hepimiz sadece önemli görevlerde (örneğin hedefle ilgili görevler) çalışmak istesek de, daha az önemli görevlerle de (ayak işleri yapmak, ev işleriyle ilgilenmek veya diğer günlük işler gibi) ilgilenmek zorundayız. ).

Yeterli Esneklik

Bir görev planladığınızda, ancak onunla ilgilenemiyorsanız ne olur? Yerinde bir B planınız var mı? Değilse, bu senaryolarda yapabileceğiniz alternatif eylemi bulmaya çalışın.

Geçiş Zamanı

Geçiş zamanlarının da zamanınızı yediğini anlayın. Görev listenizi planlarken bu zamanın da planlarınıza dahil edildiğinden emin olun. Görevler arasına ekstra arabellek eklemek, listenizi daha esnek ve gerçekçi hale getirecektir.

Bir Gün İçin Çok Fazla Görev Yok

Günlük listenizde kaç tane göreve sahip olmanız gerektiğine dair kesin bir rakam vermek zordur. Durumunuza bağlı, ancak bir gün için 5-10 görev arasındaki herhangi bir şeyin yeterli olması gerektiğini söylemeye hazırım.

Belirli görevlerin çok hızlı olduğunu anlayın, bu nedenle daha fazlasını dahil etmek ve görevlerinizi belirli günlerde organize etmek daha kolaydır. Sadece listede önemli görevler olduğundan emin olun, böylece daha büyük projelerinize devam edebilirsiniz.

Koruma Kalkanı

Görev listenizin etrafına bir koruma kalkanı oluşturun, böylece listenize mümkün olduğunca az görev gelebilir ve listenizdeki öğelerin sayısı gün içinde artmaz.reklam

İlk durumda, görevleriniz için kaynakları ortadan kaldırmaya çalışın. Bu, taahhütlerinizi azaltarak ve sahip olduğunuz projeleri sınırlandırarak yapılır. Gerçek şu ki, ne kadar çok taahhüdünüz (veya projeniz) varsa, bunların günlük listeniz için görev haline gelmeleri o kadar olasıdır.

İkinci durumda, listenizi kapalı bir liste yapın. Bu kavramı okuyarak öğrendim Yarın Yap ve Zaman Yönetiminin Diğer Sırları Mark Forster tarafından. Kapalı görev listesi oluşturmak için tek yapmanız gereken listedeki son görevin altına bir çizgi çekmek.

Bunu yaptığınızda, gün içinde listenize yeni görev eklemenize izin verilmez. Bu, gün geçtikçe görev sayısının aslında azalmasını sağlar.

Verimliliğinizi Artıran Yapılacaklar Listesi Nasıl Oluşturulur

Gerçekten yapabileceğiniz bir liste yapmak için ertesi gün başarmak , aşağıdakileri yapın:

1. Gereksiz Görevleri Ortadan Kaldırın

Taahhütlerinizi gözden geçirin ve her birine gerçekten ihtiyacınız olup olmadığına karar verin.

Örneğin, memleketimdeki yerel bilgisayar kulübümüzün aktif bir üyesiydim ama sonra o aktivite için artık yeterli zamanım olmadığını fark ettim. Halen kulübün üyesi olmama rağmen artık faaliyetlerine katılmıyorum. Bu, söz konusu taahhütle ilgili görevleri ortadan kaldırmıştır.

2. Listeyi Planlamak İçin Zaman Ayırın

Görev listenizi oluşturmak için acele etmeyin—planlama aşamasına biraz zaman ayırın. Gerekirse, evinizde ayrı bir odaya giderek (hatta dışarı çıkarak) kendinizi planlama kısmına ayırın. Bu şekilde, yapılacaklar listenize eklemeden önce görevleri gerçekten düşünebilirsiniz.

Listenizi planlarken en az 15 dakika ayırmaya çalışın.

3. Önemli Görevleri Başa Taşıyın

Gününüzü planlarken, önemli görevlerin listenizin başında olduğundan emin olun. Bu, bu görevleri mümkün olan en kısa sürede tamamlamanızı sağlar.

Örneğin bir blogger olarak içerik oluşturma görevlerinin listemin başında olmasına özen gösteriyorum. Uyanır uyanmaz bu görevlere hemen saldırıyorum ve onlar daha işe gitmeden bitiyor.reklam

4. Yinelenen Görevleri Takip Edin

Listenizde yinelenen görevler olabilir, ancak başarmaları ne kadar zaman alır biliyor musunuz?

Bunu yapmazsanız, anlamak için biraz zaman takibi yaptığınızdan emin olun. Bu, bir görevin ne kadar zaman aldığını ve zamanlamanızda görevin yürütülebileceği belirli bir zaman aralığı olup olmadığını bildiğiniz için gününüzü daha iyi planlamanıza yardımcı olur.

5. Toplu Benzer Görevler

Listenize bakın ve toplu işleyebileceğiniz benzer görevler olup olmadığını öğrenin. Bu şekilde, belirli görevleri listenizden daha hızlı ve daha kolay bir şekilde çıkarabilirsiniz.

6. Görevleri Daha Detaylı Tanımlayın

Bir web sitesi oluşturmak gibi bir görevi listenize eklemeyin; görevi daha küçük parçalara ayırdığınızdan emin olun. Görevler ne kadar küçükse, bunları son tarihten önce gerçekleştirmek o kadar kolay olur.

7. Önceden Bazı Hazırlık Çalışmaları Yapın

Belirli görevler için önceden hazırlandığınızdan emin olun.

Örneğin, Pazar günleri misafir gönderilerimin ana hatlarını yazıyorum, böylece asıl gönderileri uyandığımda yazmaya başlamam daha kolay (ve daha hızlı) oluyor. Biraz hazırlık çalışmasıyla işleri hızlandırırım ve doğru gün geldiğinde görevlerin yapılmasını sağlarım.

8. Bakımı Otomatikleştirin

Doğal olarak, kişisel yapılacaklar listenize bir kalem ve kağıt yaklaşımı kullanabilirsiniz, ancak teknolojiden de yararlanmaya çalışın. Aslında, sizin için görev listenizin bakımıyla ilgilenen bir araç bulmaya çalışın. Benim tercih ettiğim araç Nozbe , ama var diğer görev yönetimi uygulamaları sen de deneyebilirsin.

9. Görev Türlerinizi ve Zamanlamanızı Bilin

Son olarak, gününüzü planlarken kendinize şu soruları sorun:

Programımda başka neler var?

Bu soru kişisel programınızla ilgilidir. Örneğin seyahat ediyorsanız listenizin bu gerçeği yansıttığından emin olun. Listenizi çok fazla görevle doldurmaya çalışmayın, çünkü bunların yalnızca bir kısmını bitirmeniz daha olasıdır.

Görev bir kapı bekçisi mi?

Bu soru, görevin yürütülmesi gereken diğer görevleri engelleyip engellemediğini sorar.reklam

Arada bir, önce halletmemiz gereken bir görevimiz olabilir. Bunu yaptıktan sonra, ancak o zaman aşağıdaki görevlerle ilgilenebilirsiniz.

Görev listenizi odaklı bir şekilde oluşturmaya odaklandığınızda, kapı bekçilerini kolayca tespit edebileceksiniz.

Listemde buzdağları var mı?

Bu soru, görevinizin gerçekte göründüğünden çok daha büyük olup olmadığını sorar. Bazen bir görev üzerinde çalışmaya başladığınızda, bunun başlangıçta düşündüğünüzden çok daha büyük olduğunu fark edeceksiniz (bunları, buzdağının yalnızca ucunun suyun üstünde olduğu, ancak buzun çoğunun aşağıda olduğu buzdağlarıyla karşılaştırın) .

Bir kez daha, oluşturma aşamasında görev listenize yeterince odaklandığınızda, bu buzdağlarını tespit etmek ve görevleri daha küçük, daha yönetilebilir parçalara bölmek daha kolay olur.

Görev dikkat dağıtmaya dayanıklı mı?

Tüm görevler eşit yaratılmamıştır: bazıları dikkatinizin daha fazla dağılmasına izin verirken, diğerleri tüm dikkatinizi gerektirir.

Örneğin, ailemin yanındayken bile Twitter akışımı kontrol edebilir veya basit blog bakımı yapabilirim. Bu görevler dikkat dağıtmaz ve tüm dikkatimi onlara vermesem bile onlarla ilgilenebilirim.

Alt çizgi

Yapılacaklar listenizdeki günlük görevlerinizi yerine getirmekte hala zorlanıyorsanız, bunun nedenlerini analiz ettiğinizden emin olun. Bir şey olursa, görev listenizi tamamlamadığınız için kendinizi hırpalamayın.

Kimse mükemmel değildir ve hatalarımızdan ders alabiliriz.

Harika bir görev listesi oluşturmak biraz pratik gerektirir. Ancak, tüm parçaları bir araya getirmeyi öğrendiğinizde, işler çok daha iyi görünecek ve genel olarak daha üretken olacaksınız.