Sadece siz değilsiniz: Hepimiz eskisinden daha meşgulüz. Herhangi bir görevi zaman verimli bir şekilde yapmak bugünlerde imkansız geliyor.

Çalışan bir anne, üniversite öğrencisi veya küçük işletme sahibi olun, zamanınızı yönetmek zor olabilir. Dersler, toplantılar, doktor randevuları ve çocukların okul sonrası etkinlikleri arasında, egzersiz yapmak ya da Allah korusun eğlence için zaman nasıl bulunur?

Hepimiz bir günde 24 saatimiz var. Peki, geri kalanımız bocalarken, bazı insanlar nasıl oluyor da görevlerini yerine getiriyor gibi görünüyor? Hem zaman açısından verimli hem de etkili olmayı öğrendiler.

İçindekiler

1. Zaman Verimli Olmak Ne Demektir?
2. Etkili ve Verimli
3. Zamanı Verimli Kullanmanın 6 Yolu
4. Sonuç olarak
5. Zaman Yönetimi Hakkında Daha Fazla Bilgi

Zaman Verimli Olmak Ne Demektir?

Merriam-Webster verimli'yi şu şekilde tanımlar: Çok az atıkla veya hiç israf olmadan (zaman veya malzeme olarak) istenen sonuçları üretebilme.^[1]Fakat günlerinizi nasıl geçireceğiniz konusunda gerçekten verimli olmak ne anlama geliyor?

Zamanı verimli kullanmak, uyku ve kişisel bakım gibi pazarlık konusu olmayan şeyler için yeterli zamana sahip olmanızı sağlarken her günün koşullarını müzakere etmek anlamına gelir. Verimlilik her zaman sabahları bir masada oturmak, yapılacaklar listesini hazırlamak ve ofisten 17:00'de çıkmak anlamına gelmez. Verimlilik, iç ve dış etkenlere rağmen elinizden gelenin en iyisini yapmak, kendinize bakmak için bolca zaman bırakmak demektir.

İş günlerime çıktılarımı yazarak başlarım. Kaçınılmaz olarak, yine de beklenmedik bir toplantıya veya yatırımcı çağrısına bağlanırım. Evet, teslim tarihlerime ulaşmak için bütün gece ayakta kalabilirdim - ama yapsaydım, ertesi gün hiçbir şey yapamayacak kadar yorgun olurdum. Bu etkili olmak, verimli değil.

Verimli olmak için işi bir meslektaşımla bölebilir ya da ödevin yarısını tamamlayıp uzatma talebinde bulunabilirim.

İş, ebeveynlik ve sosyal yaşamla uğraşırken, günlerinizi sürekli olarak optimize etmeniz ve kendinizi sorumlu tutmanız gerekir. Ancak elbette yine de etkili olmanız gerekiyor.reklam

Etkili ve Verimli

Basitçe söylemek gerekirse, etkili olmak, belirli bir sonuca ulaşmakla ilgilidir; verimli olmak, bu sonuca zaman veya çaba harcamadan ulaşmak anlamına gelir. . Teoride, etkili olmak için zamanı verimli kullanmanız gerekir, ancak durum her zaman böyle değildir.

Olaya şu şekilde bakın: Tamamlamanız gereken ve bir saatinizi alacak bir göreviniz var. Ancak internet ve ofis sohbeti gibi dikkat dağıtıcı şeyler arasında, bu görev dört saatinizi alıyor. Nihai hedefinize ulaştınız, bu yüzden etkiliydiniz, ancak olması gerekenden çok daha uzun sürdüğü için verimli değildiniz.

Başınızın üstünde bir çatı ve masanızda yiyecek tutan bir işiniz varsa, işte aylık maaş çeki alacak kadar etkilisiniz demektir. Ancak, maaş çekiniz muhtemelen her ödeme döneminde sosyal medyada ne kadar zaman harcadığınızı yansıtmaz.

Bunun istisnası girişimciler ve serbest çalışanlardır. Daha fazla para kazanmak için, bir işletme sahibi olan kişilerin hem etkili hem de verimli olması gerekir.

Zamanı Verimli Kullanmanın 6 Yolu

Etkinlik, verimliliğin bir yan ürünüdür. Çoğu girişimcinin verimli olduğunu söylemek güvenli olsa da, bu pratik gerektiren bir beceridir.

Kârlı bir iş yürütmeye çalışmıyor olsanız bile, başarılı iş liderlerinin yaptığı gibi çalışarak fayda sağlayabilirsiniz.

1. Ölçülebilir Hedefler Belirleyin

Her girişimcinin kendi yöntemi olmasına rağmen, üretkenlik uzmanları, AKILLI hedefler . Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamana bağlı hedefler hem verimliliği hem de etkililiği teşvik eder - sadece gerçekçi bir şekilde elde edilmekle kalmaz, aynı zamanda bunlara doğru ilerleme nicel olarak kontrol edilebilir.^[2].

Aşağıdaki video ile SMART hedefleri hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz:reklam

Her çeyrekte 100.000$ getirmek istediğinizi varsayalım. Haftalık 8.000 dolarlık kilometre taşları belirleyerek hedefi daha yönetilebilir hale getirebilir ve bir haftayı geride bırakmanız durumunda size bir destek sağlayabilirsiniz.

Hedef belirlemek, enerjinizi istediğiniz şeye odakladığı için zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Bu da, bu hedeflere ulaşma yeteneğinizi geliştirir.

2. Şartlarınıza Göre İletişim Kurun

İster yemek planlama ister ürün geliştirme olsun, çoğu proje bir ekip gerektirir. Ancak bu, güncellemeler için e-postanızı her beş dakikada bir yenilemeniz gerektiği anlamına gelmez. Çalışan profesyoneller, gelen kutularını aşırı kontrol ederek günde ortalama 21 dakika harcıyor^[3]. Dört çalışma haftasından fazla, bu, geri alabileceğiniz ayda yaklaşık 7 saattir.

Özellikle girişimcilerin e-posta konusunda dikkatli olmaları gerekir. Örneğin, yatırımcı mesajları hızlı bir yanıtı hak edebilir. Yine de, kopyalandığınız çalışan karşılama e-postasını ne kadar hızlı okuduğunuz gerçekten önemli mi?

Bir çalışanın acilen bir şeye ihtiyacı varsa, sizi aramasını veya ofisinize uğramasını isteyin. Bir zaman belirleyin ve haftada bir veya iki saatinizi kendinize ayırın. tüm gelen kutunuzu taramak önemli bir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmak için.

3. Varsayılan Olarak Güvene Alın

Bir ekiple çalışmıyor olsanız bile, yine de başkalarına bağımlısınız. Eşim ve ben evimizin üst katına bir çamaşır odası eklediğimizde, müteahhitlere işlerini yapmaları konusunda güvenmek zorunda kaldım. Bütün bunlara cevap vermesi için karıma güvenmek zorunda kaldım Nereden istiyorsun? kaçınılmaz olarak ortaya çıkan sorular.

Eğer güvenmeseydim, projeyi yavaşlatır ve hatta belki de tamamen rafa kaldırırdım.

Romantik partnerinize güvendiğiniz gibi başkalarına da güvenmeyi öğrenin. Niyetleriniz konusunda net olun. Eylemlerinizin sözlerinizle eşleştiğinden emin olun ve başkalarının da uyduğunu varsayın.reklam

İletişim kurma şeklinizde samimi olun. En önemlisi, diğerlerinin benzersiz bireyler olduğunu kabul edin. Herkes aynı şekilde çalışmaz veya iletişim kurmaz ve sorun değil.

4. Düzenli Molalar Verin

Bir projeye ne kadar çok zaman harcarsanız, o kadar hızlı başarırsınız, değil mi? Şart değil.

Araştırmalar, en üretken, zaman açısından verimli çalışanların aslında en çok mola verdiğini gösteriyor. Draugiem Group tarafından yapılan bir araştırma, ideal çalışma ritminin aslında 52 dakika ve ardından 17 dakikalık bir mola olduğunu gösterdi.^[4]. Çalışma, diğer iş türlerini incelememiş olsa da, kesintilerin, yönetim kurulu genelinde verimliliği teşvik etmesi için adil bir bahis.

Her saat ara vermenizi hatırlatmak için bir zamanlayıcı ayarlayın. Göreviniz için daha kısa aralıklar daha uygunsa, şunu deneyin: teknik domates . 25 dakika çalışın, ardından sonraki beş dakika için başka bir şey yapın.^[5]. Sadece daha fazlasını yapmakla kalmayacak, aynı zamanda önyükleme yapmak için daha az stresli olacaksınız.

5. Kaynaklarınızı Kullanın

Kısa bir süre önce evimi korumak için bahçemdeki bazı ağaçları kesmek zorunda kaldım. Yaylı testereyi çıkarabilir ve sonraki saati yavaşça gövdeyi dilimleyerek geçirebilirdim, ama yapmadım çünkü garajda elektrikli testerem vardı. Bir kez ateşlediğimde, ağaç çalışması yaklaşık on dakika sürdü ve bana diğer işler için fazladan zaman bıraktı.

İş yerinde de aynı yaklaşımı benimseyin. Bilgisayarınızdaki birden çok tarayıcı penceresi arasında bilgi aktarmanız gerekiyorsa, birden çok sekme arasında sürekli olarak ileri geri tıklayabilirsiniz. Veya depoda duran yedek monitörü bağlayarak daha hızlı çalışmanıza ve daha az hata yapmanıza yardımcı olabilirsiniz.

6. Ne Zaman Hayır Diyeceğinizi Bilin

Küçük projelerin daha büyük projelere dönüşme gibi kötü bir alışkanlığı vardır. Tek yapmanız gereken bahçenizi biçmekse, buna bağlı kalın. Kendinize çalıları budamanız ve yabani otları çekmeniz gerektiğini söylemeyin (veya başkasının size söylemesine izin vermeyin).

İstediğini yap ve yoluna devam et. Bu hem etkili hem de zaman açısından verimli.reklam

Ya bu bir iş projesiyse? Patronunuza doğrudan hayır diyemeyebilirsiniz ama alternatifler önerebilirsiniz. Bir görevin zaman kaybı olduğundan endişeleniyorsanız, farklı bir fikir ortaya atın.

Takviminizde gerçekten zamanınız yoksa, proje listenize öncelik vermenize yardımcı olmasını isteyin. Doğru anlayın ve patronunuz şirkete zaman kazandırdığınız için size teşekkür edebilir.

Zaman yönetimini tam olarak anlamak, ne zaman hayır diyeceğinizi ve bir zaman yatırımı için bir şeyin ne zaman anlamlı olabileceğini bilmenin anahtarıdır.

ile hayır deme sanatı hakkında daha fazla bilgi edinin Bu makale.

Sonuç olarak

Planlama anahtardır. İster benim gibi bir girişimci olun, ister evde oturan bir ebeveyn olun, yapacak bir işiniz var. İşin kendisi farklılık gösterebilir, ancak zaman açısından verimli ve etkili olmanın değeri değişmez. Başarılı olmak istiyorsanız - ve kendinize ayıracak zamanınız varsa - günü ezmeden önce düşünün.

Akıllıca çalışmak çok çalışmaktan daha iyidir. Başkalarına güvenmeyi öğrenmek, sonuçtan tam olarak aklınızdaki gibi görünenden daha önemlidir. Verimlilik ve etkililik farklı olabilir, ancak her ikisi de iki şeye indirgenir: bir plana sahip olmak ve gerektiği gibi dönmek.

Zaman Yönetimi Hakkında Daha Fazla Bilgi

• Verimliliğinizi Süper Artırmak için 20 Hızlı Zaman Yönetimi İpuçları
• Zaman Yönetimi Becerilerinizi Geliştirmenin 10 Pratik Yolu
• İşyerinde Nasıl Üretken Olunur: 9 Temel Kural

Öne çıkan fotoğraf kredisi: unsplash.com aracılığıyla Alex Presa

Referans