Etkili E-posta Yönetimi için 11 Basit İpucu

Etkili E-posta Yönetimi için 11 Basit İpucu

Yarın Için Burçun

Her gün e-postalarınızı yönetmek için ne kadar zaman harcıyorsunuz? Bir saat? 30 dakika? Birkaç saat? Belki yarım gün?

E-posta iletişimi kolaylaştırmak için tasarlansa da, e-postalarınızı yönetmek için çok fazla zaman harcadığımız için bazen ters etki yapan bir araç haline geldiğinden şüpheleniyorum! Örneğin, şu örnekleri düşünün:



  • Sadece 5 dakika önce kontrol etmenize rağmen bazen gelen kutunuza tıklamaya devam ediyor musunuz?
  • Geçmiş postaları aramak, sıralamak, düzenlemek ve eski postaları silmek gibi her gün e-postalarınızı yönetmek için çok zaman harcıyor musunuz?
  • İşleri halletmek yerine genellikle e-postaları ilk önceliğiniz olarak görüyor musunuz?
  • Gelen kutunuzda düzgün iş yapmaktan daha fazla zaman geçirdiğiniz günler var mı?

Günün sonunda e-posta, görevlerinizi tamamlamanız için yalnızca bir araçtır. Aşağıda e-posta yönetiminizi geliştirmek için 11 ipucu verilmiştir:



1. Postanızı günde bir kez işleyin

Günde birkaç kez gündemde olmak için postalarımı kontrol etsem de (web sitemin kapanması gibi garip bir şey olursa veya acil bir istek olursa), onları hemen işleme koymuyorum. Bunu günde sadece bir kez, günün başında veya akşamları yapıyorum.

E-postalarınızı işlemek için günlük bir zaman aralığı ayırın. Zaman diliminde bitiremezseniz ertesi gün devam edin. Daha önemli olanlara öncelik verin ve gerisini bırakın. (Bakınız #2).

Çok sayıda zamana duyarlı e-posta aldığınız çalışma düzeyinde bir konumdaysanız, bunu yine de uygulamaya koyabilirsiniz. Önemli olan, e-postanın hayatınıza hükmetmesine izin vermemektir. Unutma, işin kendisi değil, işinizi yapmanıza yardımcı olacak bir araçtır.reklam



2. %20 e-postaya öncelik verin; %80'i ertele

Tüm e-postalar aynı değildir. seviyorum 80/20 kuralı çünkü hayatımızın her alanını kapsıyor. E-postalar dahil. 80/20 kuralı, herhangi bir durumda girdilerin %20'sinin çıktıların %80'inden sorumlu olduğu fikridir. Bu nedenle, etkili olmak için, %80 çıktıya yol açan %20 girdiye odaklanmalıyız. Aynı şekilde, maksimum çıktıya yol açan %20 yüksek değerli e-postalara odaklanmalıyız.

%20'lik e-postalarım, işimde bana bir sonraki atılımı sağlayanlardır. Bunlar medya talepleri, röportaj noktaları, ağ kurma fırsatları, iş liderleri, konuşma fırsatları ve %20 iş hedeflerime götüren diğer şeyler olabilir. %20 e-postalarım, işime yatırım yapan insanları da içeriyor, örneğin benim 1-1 koçluk istemcileri , konuşma katılımları ve kurslarımı ve ürünlerimi satın alan okuyucular. Son olarak, iyi arkadaşlarımla yazışmalar da buraya düşüyor. Diğer her şey %80 postaya gider.



%20'lik e-postalar için onlara önemli bir öncelik veriyorum. Genellikle onlara hemen cevap veririm (özellikle #9'daki 1 dakika kuralına uyuyorlarsa); değilse 1-3 gün içinde onlara ulaşacağım. %80'lik posta için yanıt vermem daha uzun sürüyor, hatta bazen yanıt bile vermiyorum (4. maddeye bakın).

3. XX Gününe Göre Yanıtla klasörüne sahip olun

Yanıtınız gereken postayı, XX'nin haftanın günü olduğu XX Gününe Göre Yanıtla klasörüne kaydedin. E-postaları yanıtlamak için her hafta 3 gün ayırıyorum - Salı, Per ve Cts. Bu şekilde, postayı aldığımda hemen cevap vermem için baskı yapmıyorum. Okudum, zihinsel olarak kabul ettim ve cevap verme zamanı gelene kadar üzerinde düşündüm (postanın alınmasından itibaren ortalama 3-8 gün).

4. Her postayı yanıtlamanız gerekmediğini anlayın

Düşündüğünüzün aksine, her e-postayı yanıtlamanıza gerek yok. Bazen belirli bir süreden sonra cevap gelmemesi de başlı başına bir cevap olarak kabul edilebilir.

Çok sayıda okuyucu postası alıyorum ve bir süre gelen her postayı yanıtlıyordum. Bana hiçbir şey yapmadı. Bütün günümü sadece postaları yanıtlayarak geçirecektim ve günün sonunda gerçek bir iş yapamayacak halde tükenmiş olacaktım. Ve ilginç bir şekilde, yanıtladığım e-postaların neredeyse tamamı, onlara daha fazla yardımcı olmak için takip soruları göndersem bile, hiçbir şekilde bir geri dönüş yanıtı (bir teşekkür veya teşekkür bile değil) alamamak için yanıtlıyor. Postanın yarısının okunmadığından ve diğer yarısının insanların anlık olarak gönderdiği ve yanıtların gerçekten önemli olmadığı postalardan şüpheleniyorum. Her iki durumda da, değeri yüksek ve içerik açısından zengin ürünler üzerinde çalışmak, 1-1 koçluk müşterilerimi desteklemek, yeni projeler ve yeni makaleler yazmak gibi daha yüksek değerli görevlerde zamanı kullanmanın çok daha etkili olduğunu fark ettim.reklam

Her bir e-postayı yanıtlamak konusunda çok fazla stres yapmayın. Yardımcı olacaksa yanıtlayın, ancak yanıt vermenin maliyeti faydalarından daha ağır basmıyorsa, belki de bunun için endişelenmeye değmez. Olmasına izin verin ve işler zamanla kendi kendine çözülecektir.

5. Sık sık benzer yanıtlar gönderiyorsanız, şablon yanıtlar oluşturun

Gönderilen klasörünüze bakarsanız, muhtemelen yanıtladığınız şeylerde bir eğilim bulacaksınız. Sitemde aldığım postalar genellikle birkaç kategoriden birinde sınıflandırılabilir (1) geri bildirim / teşekkür postası (2) 1-1 koçluk (3) kitap/ürün incelemesi talepleri (4) konuşma soruları (5) diğerleri . (1) ve (2) için önceden yazdığım ve yanıtlarımda kullandığım şablonları kullanıyorum. Cevap verdiğimde, orijinal postanın ihtiyaçlarına uyacak şekilde onları özelleştireceğim. Bu, e-postaları sıfırdan yazdığım geçmişe kıyasla bana çok fazla zaman kazandırdı.

6. Yalnızca ilgili e-postaları okuyun

Fitness, kendi kendine yardım, blog ve iş gibi çeşitli haber bültenlerine aboneyim, ancak gönderdikleri tüm e-postaları okumuyorum. Onları da silmiyorum çünkü değerli bilgileri olduğunu biliyorum. Bunun yerine, gmail'i otomatik olarak farklı etiketlere (klasörlere) arşivleyecek şekilde ayarladım. Blog postaları blog klasörüne arşivlenir, fitness postaları sağlık ve fitness klasörüne arşivlenir vb. Şu an itibariyle, yaklaşık 30 klasörüm var. Onları sadece konu hakkında daha fazla bilgi almak istediğimde okurum.

Gelen her e-postayı okumanıza gerek yok. Sizinle alakalı olanı seçin ve seçin.

7. Postalarınızı kategoriler halinde yapılandırın

Klasörler (veya gmail kullanıyorsanız etiketler) postalarınızı düzenlemenize yardımcı olmak için vardır.

İlk olarak, yaptığınız işe uygun bir adlandırma sistemi kullanın. Şu anda en büyük öncelikleriniz (1) kitap yazmak ve (2) kilo vermekse, klasörlerinizi bu şekilde adlandırın.reklam

İkinci olarak, hiyerarşi yapısını kullanın. birinci seviye klasörler büyük kategoriler içindir ve ikinci seviye klasörler alt kategoriler içindir vb. Örneğin, birinci düzey klasör olarak Yöneticim ve ikinci düzey klasörler olarak Yedekleme, Hesap Oluşturma, Hesaplar vb. var. Gerekirse, onları daha fazla bölümlere ayırmak için üçüncü seviye klasörlerim var. Gmail'in farklı katman etiketleri kullanmanıza olanak tanıyan bir eklentisi vardır (Ayarlar > Laboratuvarlar > İç İçe Etiketler)

Postaları otomatik olarak klasörler halinde düzenlemek için filtreleri (#8) kullanmak harikalar yaratır.

8. Filtreleri kullanın

Filtreler, postanıza geldiğinde postayı otomatik olarak sıralamanıza yardımcı olan araçlardır. Bir filtre için gereken 2 temel şey vardır – (1) Dikkat edilmesi gereken terim (2) Terim eşleşirse uygulanacak eylem. Şu an itibariyle, gmail'imde farklı e-posta adresleri, konu başlıkları, gövde metni ve daha fazlası için ayarlanmış yaklaşık 20 farklı filtre var. Hangi filtre olduğuna bağlı olarak, posta otomatik olarak ilgili klasöre sıralanır / arşivlenir. Bu, yapmam gereken idari işlemlerin miktarını en aza indirir.

Gelen kutusu sıfıra ulaşmak için e-posta filtrelerimi nasıl kurduğumu paylaşan video eğitimim: E-posta Filtrelerini Kullanarak Gelen Kutusu Sıfırına Ulaşmak İçin 3 Basit İpucu [Video Eğitimi]

9. Cevap verirken 1 dakika kuralını kullanın

1 dakika içinde cevap verilirse hemen cevaplayın ve arşivleyin. Yıllarca posta kutunuzda kalmasına izin vermeyin. Aklınızda dolaşmasına izin vermek ve yanıtlamanız gerektiğinin sürekli olarak hatırlatılması daha da fazla çaba gerektirecektir. Cevap verirken 1 dakikalık zaman dilimine uyduğunuzdan emin olun, böylece gerekenden fazla zaman almaz. Bu, büyük toplu postaları kısa sürede temizlememe yardımcı oluyor.

10. Gelen kutusunda geçirdiğiniz süre için bir sınır belirleyin

1 dakika kuralının ötesinde, gelen kutunuzda geçirdiğiniz toplam süreyi sınırlayın. Postanızı bir sonraki kontrol ettiğinizde, kendine zaman ayır . Postanızı işlemenin, okumanın, yanıtlamanın ve sıralamanın ne kadar sürdüğünü görün. Sonra kendinize bu zamanın ne kadarının iyi harcandığını sorun. Muhtemelen bunların çoğu hiçbir amaca hizmet etmedi.reklam

Bazen, endişe verici derecede uzun e-postalar alırsınız. Bu e-postaları tarayın, sizinle alakalı bir şey olup olmadığına bakın ve ardından bunları uygun şekilde işleyin. Gerekirse yanıtlayın (ve 1 dakika kuralını kullanın); Cevap vermeyi düşünmüyorsanız arşivleyin. Cevap verecekseniz, kişi uzun bir mail yazdı diye uzun bir maille geri dönme ihtiyacı hissetmeyin. İstediğiniz son şey, istemeden bir e-posta kara deliğine düşmenize neden olacak bir e-posta makale alışverişidir. Gelen kutunuza giriş yapın, yapmanız gerekeni yapın ve hemen ardından çıkın.

11. (Acımasızca) Okumadığınız şeylerin aboneliğinden çıkın

Web'de gezinirken, muhtemelen daha sonra ilginizi kaybettiğiniz haber bültenlerinin ve beslemelerin adil bir payına kaydolursunuz. Postaları aboneliklerinizden tekrar tekrar silerken buluyorsanız, bu, hemen abonelikten çıkmanız gerektiğinin bir işaretidir.

Bu makalenin manifesto sürümünü edinin: [Manifesto] Etkili E-posta Yönetimi İçin 11 İpucu

Orijinal makale: Etkili E-posta Yönetimi için 11 Basit İpucu | Kişisel Mükemmellik

Öne çıkan fotoğraf kredisi: Shutterstock.com aracılığıyla bir e-posta zarfı çizen iş kadını

Kalori Hesap Makinesi