Bire bir toplantı, çok önemli ve genellikle hafife alınan bir yönetim aracıdır.

Sadece çalışanlarla bağlantı kurmanın ve gerekli bilgileri onlarla paylaşmanın dürüst bir yolu olmakla kalmaz, aynı zamanda geri bildirimlerini duymanın da harika bir yoludur.

Daha da önemlisi – bire bir toplantı, çalışanınızın sizi bir patron olarak algılamasını ve deneyimini şekillendirmek için bir fırsattır. Çoğu durumda, sizin ve yönetim tarzınız hakkında ne düşündükleri, temsil ettiğiniz tüm şirket veya kuruluş hakkındaki görüşlerine de yansıyacaktır.

Etkili bire bir toplantılar yürütmek, bir yönetici veya ekip lideri olarak sizin için bir öncelik olmalıdır. Bu makalede ortaya konan 11 ipucu, bu önemli zamandan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır.

1. Doğru Zihniyete Girin

Uygun bire bir oturum, toplantıdan önce, notlarınızı ve buna ilişkin tutumunuzu hazırlarken başlar.

Yoğun gününüzde bire bir görüşmeyi istenmeyen bir dikkat dağınıklığı olarak görmek sizi fazla uzağa götürmez.

Bunun yerine, zihninizi boşaltmak için birkaç dakikanızı ayırın ve tanışmak üzere olduğunuz kişiye odaklanın.

O çalışanla bire bir önceki notlarınızı gözden geçirerek başlayın, en son performans istatistiklerine bakın, onlar hakkında aldığınız şikayetleri veya övgüleri işaretleyin.

2. Bire Bir Görüşmeleri Sıradan Bir Şey Hale Getirin

Birebir görüşmelerinizin sıklığı büyük ölçüde şirketinizin büyüklüğüne ve yönetim tarzınıza bağlıdır. Bazı kaynaklar bu tür toplantıların haftalık olması gerektiğini söylerken, diğerleri iki haftalık veya aylık bir programın işe yarayacağını belirtiyor.

Her iki tarafın da önceden plan yapabilmesi için her mevcut toplantının sonunda bir sonraki yinelenen toplantıyı ayarlamak iyi bir fikirdir.

Sizin veya çalışanlarınız için çok fazla görünmeyen, ancak yine de herkesi döngüde tutmak ve sürekli teması sürdürmek için yeterli olan sıklığı ve uzunluğu düşünün.reklam

Yeni çalışanlar en az haftada bir veya iki haftada bir olmak üzere daha sık bire bir görüşme yapmalıdır.

Tekrarlanan bire bir oturumlar, geri bildirim paylaşımını bir rutin haline getirir ve bir dürüstlük kültürünü teşvik eder. Ayrıca, düzenli kişisel konuşmalar, çalışanların şirkette anlaşıldıklarını, güvenildiğini ve değer verildiğini hissetmelerini sağlayarak içsel motivasyonlarını artırır.

3. Toplantılar için Bir Zaman Sınırı Belirleyin

Bu konuşmalar için yeterli zaman planlayın, ancak onları çok da uzun tutmayın.Kimse odağını kaybeden ve sonsuza kadar süren toplantıları sabırsızlıkla beklemez.

Her seansın optimal uzunluğu bu toplantıların sıklığına da bağlıdır – örneğin, her hafta bir araya geliyorsanız 30 dakikalık bir seans yeterli olabilir. İki haftada bir veya ayda bir buluşursanız, 60 dakika daha etkili olabilir.

Intel'in Kurucu Ortağı ve eski CEO'su Andy Grove gibi başarılı yöneticiler, en az bir saat süren bire bir çalışmayı tavsiye ettiler:'

Tecrübelerime göre daha azı, astın kendisini çabucak halledilebilecek basit şeylerle sınırlamasına neden olur.

4. Tartışılacak Konuların Bir Listesini Yapın

Toplantı için genel bir plan veya yapı, özellikle ilk birkaç toplantıda, konuşmanın devam etmesine yardımcı olabilir. Ancak, ne olursa olsun plana bağlı kalmak zorunda değilsiniz. Bunu, konuşmanın takılıp kalması veya konudan çok uzaklaşması durumunda yardımcı olabilecek bir referans olarak görün.

Çalışan içe dönükse ve muhtemelen kendi başına konuşamayacaksa, toplantı gündemi de yardımcı olabilir.

Örneğin, en çok merak ettiğiniz üç ila beş konu hazırlayabilirsiniz. Veya önünüzde bir soru listesi tutabilirsiniz, ancak esnek olmayı unutmayın - konuşmanın doğal olarak akıp gitmediğini hepsine sormanız gerekmez.

Kapsamlı cevaplar üretmesi muhtemel sorular için bazı fikirler:

• Kendinizi günün hangi bölümünde daha verimli hissediyorsunuz? Refahınızı ve üretkenliğinizi geliştirmek için farklı bir çalışma programına ihtiyacınız olduğunu düşünüyor musunuz?
• Sizi gururlandıran son başarılarınız nelerdir?
• Ekip olarak daha iyi çalışmamıza yardımcı olabilecek önerileriniz var mı?
• Takımda birlikte çalışmakta zorlandığınız biri var mı? Nedenini açıklayabilir misin?
• Görevlerinizden hangileri sizi meşgul ediyor ve ilham veriyor? Günlük görevlerinizi daha ilgi çekici hale getirmenin bir yolu var mı?
• Mevcut projenizdeki ana darboğazlar nelerdir? Taşımak için herhangi bir şekilde yardımcı olabilir miyim?
• İşinizde veya genel olarak ofis ortamında sizi endişelendiren şeyler nelerdir? Burada hiç değersiz hissettiniz mi?
• İş yerinde yeterince öğrendiğinizi düşünüyor musunuz? Hangi alanlar hakkında daha fazla bilgi edinmek istersiniz?
• Yönetim tarzımı geliştirmek veya sizi daha iyi desteklemek için ne yapabilirim?
• Bundan sonra üzerinde çalışmak isteyeceğiniz projeler veya görevler nelerdir?

Profesyonel tip: reklam

Google'ın eski CEO'su Eric Schmidt, bire bir çalışmalarına, kendi listelerini, çalışanlarından toplantıdan önce hazırlamaları istenen listelerle karşılaştırarak başlardı.^[1]Her iki listede de bulunan maddelere öncelik verildi çünkü bunlar muhtemelen en acil sorunlar olacaklardı.

5. Rahat Tutun ve Ayarı Değiştirin

Çalışanınızla dürüst, rahat ve samimi bir konuşma yapmayı hedefliyorsanız, sadece sözlerinizi ve beden dilinizi değil, toplantı ortamını da düşünün.

Amacınız profesyonel ve üretken olmak, ancak ille de garip veya bayat olmak değil.

İlk olarak, özel bir sohbet için rahatlatıcı bir yer bulun. Rahat mobilyalar, sıcak renkler, ofis bitkileri ve hatta pencereden farklı bir manzara, yeni fikirleri ve önerileri harekete geçirme potansiyeline sahiptir. Ancak bir toplantı odasına bağlı kalmanıza bile gerek yok - neden yürüyüşe çıkmıyorsunuz ya da yakındaki bir kafede kahve içmiyorsunuz?

üretkenlik izleme yazılımının CEO'su masaZaman, Artis Rozentals, bire bir toplantıların ofisin olağan kısıtlamalarının dışında yapılması gerektiğine inanıyor:

Her şeyi rahat bir ortamda tartışmak için ekip üyelerimin her biriyle bire bir öğle yemeğine çıkma fırsatı buluyorum.

Kayıt dışılığın toplantının hazırlıksız geçeceği anlamına gelmediğini de ekliyor.

Toplantı öncesi güncel soruları ve verileri hazırlayıp ilgili çalışanla paylaşıyorum ki hem hazırlıklı gelelim hem de verimli bir sohbete imza atalım.

6. Çalışana Odaklanın

Çalışan, bire bir konuşmaların ana odak noktası olmalıdır. Ünlü Amerikalı iş adamı ve yazar Ben Horowitz, bir yöneticinin zamanın sadece %10'unda konuşmasını tavsiye ediyor , konuşmanın geri kalanını ekip üyesine bırakarak.

Unutmayın – güç pozisyonundaki kişi olarak egonuzu bir kenara bırakmalı ve çalışanınızı elinizden geldiğince desteklemelisiniz.

İdeal olarak, konuşma onun için önemli olan her şey etrafında doğal olarak akacaktır. Olmazsa, konumlarını detaylandırmalarına ve geri bildirimlerini ifade etmelerine yardımcı olabilecek açık sorular sorun (4 No'lu ipucuna bakın).reklam

7. İstediğin Gibi Dinle

Göreviniz sadece çalışanınızın konuşmasına izin vermek değil. Aynı zamanda dinlemektir – aktif olarak . Bu, sadece kibar olmak için dinlemediğiniz anlamına gelir. Aslında paylaşılan her şeyi anlamaya ve hatırlamaya çalışıyorsunuz.

Bazı aktif dinleme teknikleri:

• Açık fikirli olun, kendinize güvenin ve tek taraflı sonuçlar çıkarmadan kişiyi dinleyin.
• Çalışana dikkat ettiğinizi gösterin ve ara sıra söylediklerini özetleyin.
• Yanlış anlamaları önlemek için bazı ifadeleri doğru anlayıp anlamadığınızı bir kez daha kontrol edin (örneğin, 'Daha fazla gecikmeyi önlemek için pazarlama ekibinin bu projeye katılmasını istediğinizi doğru mu anladım?').
• Duyduğunuz her şeye açık olun – şirketiniz veya kendi performansınız hakkındaki eleştiriler bile.

8. İlgili Bilgileri Paylaşın

İşverenin daha az konuşup daha çok dinlemesi gerektiğini zaten belirtmiştik. Ancak, söyleyecek önemli bir şeyiniz varsa ve bu çalışanı kişisel veya profesyonel olarak etkiliyorsa, bire bir görüşme bunu söylemenin tam zamanıdır.

Çalışanın bilmesi gereken yeni bir proje veya strateji mi hazırlıyorsunuz? Bazı yeni yönetim taktiklerini test ediyor musunuz ve onların da dahil olmasını mı istiyorsunuz? Yeni değişiklikler şirketi veya özellikle ekibinizi etkilemek üzere mi?

Ofiste dedikodu ve yanlış bilgilerin yayılmasını önlemek için her çalışanı döngüde tuttuğunuzdan emin olun. Onlara haberleri kişisel olarak anlatırsanız, kendilerini daha değerli ve takdir edilmiş hissedeceklerdir.

9. Notları Yazın

Büyük olasılıkla, bir veya ikiden fazla çalışandan sorumlusunuz, bu nedenle her ekip üyesinin öne çıkardığı tüm önemli noktaları işaretlemek için hafızanıza güvenmemelisiniz.

Ancak toplantı sırasında bilgisayarınıza not yazmanız önerilmez. Neden?

Bir dizüstü bilgisayarın açık olması, kolayca dikkatin dağıldığı ve sohbete pek ilgi duymadığı şeklinde yorumlanabilir.

Yani zorunda kalacaksın eski moda bir şekilde not alın – bunları bir deftere, dergiye veya bir kağıda yazarak.

Not almak, ekip üyenizin toplantıya aktif olarak katıldığınızı ve belirtilen noktaların dikkate alınacağını görmesini sağlar. Başka bir deyişle - bu sadece zaman kaybı değildir.

10. Bir Görev veya Paket Servisle Ayrılın

İşle ilgili diğer her şey gibi, bire bir toplantıların da bir amacı ve eyleme geçirilebilir bir sonucu olmalıdır. Başka bir deyişle, sizin, çalışanınızın veya ideal olarak her ikinizin de bir eylem öğesi veya tamamlanması gereken bir görevle ayrıldığınızdan emin olun.reklam

Bunu sağlamlaştırmak için, bire bir toplantıdan sonra, üzerinden geçtiğiniz ana şeyleri yeniden özetleyen hızlı bir e-posta gönderin. Bu, ikinizin de aynı sayfada olmanızı ve her iki tarafın da atması gereken sonraki adımların farkında olmanızı sağlayacaktır.

Bir özet e-postası birkaç dakikanızı daha alacak, ancak şüphesiz uzun vadede faydalı olacaktır.

11. Uzak Çalışanlarınızla Bire Bir Görüşmeleri İhmal Etmeyin

Bugün giderek daha fazla yönetici, kısmen (veya tamamen) uzaktan çalışanlardan oluşan bir ekiple çalışıyor. Onlardan biriyseniz, şunu bilin:

Uzak ekibiniz söz konusu olduğunda bire bir toplantılar daha da kritiktir.

Neden? Çünkü kurum içi ekibinizin duygularını her gün ofiste hissedebilirsiniz. Aynı zamanda, dış kaynaklı veya uzak çalışanlarınızın nasıl hissettiği hakkında hiçbir fikriniz olmayabilir.

Talep üzerine baskı girişiminin CEO'su baskılı Davis Siksnans, iki kıtaya yayılmış 500 çalışanı olan bir şirketi yönetiyor. Tüm çalışanlar için üç ayda bir toplantı yapmanın yanı sıra, yöneticilerin her bir ekip üyesiyle düzenli olarak bire bir görüşmelerini şart koşuyor,^[iki]iki yılda bir yapılan performans incelemelerine ek olarak.

O işaret ediyor:

Yöneticilerin çalışanın performansını ve refahını önemsediğini göstermenin harika bir yolu. Örneğin, ofiste çalınan müzik türü gibi, normal bir tartışmada olmayacak konular ortaya çıkıyor.

Printful Letonya'nın İK Direktörü Santa Lice-Kruze, Davis ile aynı fikirde ve reklamlar:

Görüşmeler, şeffaflık ve karşılıklı güven temelinde inşa edilmelidir. Bu, kişinin nasıl olduğunu, iş-yaşam dengesi, sağlığı, iş dışı faaliyetleri vb. hakkında soru sorma zamanıdır. Herhangi bir konuda yardımcı olup olamayacağınızı ve nasıl yardımcı olabileceğinizi kesinlikle sormalısınız.

Çalışanlarınızla Göz Göze Görün

Bir yönetici olarak yaptığınız her şeyde tutarlı olmanız gerekir ve bire bir toplantılar istisna değildir. Her gün, hatta her hafta gerçekleşmeleri gerekmez, ancak her seferinde onlara bağlı olmanız gerekir.reklam

Unutmayın – birincil hedefiniz çalışanınızın performansını desteklemektir. Size rapor veren kişilerin her biriyle düzenli olarak kişisel sohbet etmek, çalışan bağlılığında bir artış görmenize yardımcı olacaktır. Ve bu muhtemelen tüm şirket için gelişmiş şirket kültürü ve daha yüksek üretkenliğe yol açacaktır.

Daha Fazla Liderlik İpuçları

• Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturmanıza Yardımcı Olan 5 Liderlik Türü
• Güçlü Bir Lider Olmak İçin Bu 10 Yönetim Becerisinde Ustalaşın
• Liderlik ve Yönetim: Biri Diğerinden Daha İyi mi?
• Her Liderin Başarıya Ulaşmak İçin Okuması Gereken 15 En İyi Liderlik Kitabı

Öne çıkan fotoğraf kredisi: unsplash.com aracılığıyla rawpixel

Referans