Kırk yıllık iş hayatımda hep uzun, sıkıcı ve verimsiz toplantılardan şikayet etmişimdir, bu yüzden kulübe katılın! Evet, eski tarz toplantıların moral, verimlilik ve motivasyon üzerinde olumsuz etkileri vardır.^[1]

O (Warren Buffett) takviminin gereksiz toplantılarla dolmasına izin vermiyor. – Bill Gates

Öyleyse, toplantılar neden daha kısa, daha verimli ve hatta, söylemeye cüret edeyim, eğlenceli olamıyor?

İyi haber şu ki, birçok şirket artık toplantılarını yönetmede öncülük ediyor.

İşte verimli bir toplantının 12 sırrı. Yönetici veya ekip lideri iseniz, bunları uygulamak isteyebilirsiniz. Bir ekibin üyesiyseniz, toplantıların gerçekten süper üretken olabilmesi için her zaman önerilerde bulunabilirsiniz.

1. Gerçek Mesele Zaman Değildir

Çoğu insan, yeterli zamanlarının olmadığından ve toplantıların onları bu değerli metadan çalabileceğinden şikayet eder. Buna bakmanın başka bir yolu da sahip olduğunuz enerji seviyelerine konsantre olmaktır.

Molaları planlayın, böylece üretkenlik seviyeleri maksimumda tutulur.reklam

Zamanınızı değil, enerjinizi yönetin. -Tony Schwartz

2. Toplantıları Kısaltın

10 veya 15 dakikalık bir zaman sınırı belirlemek gerçekten yardımcı olabilir. Bazı yöneticiler aslında bir zamanlayıcı alır, böylece toplantı bittiğinde kapanması sağlanır. TED konuşmalarının maksimum 18 dakika sınırı olması tesadüf değildir.

Bunun nedeni, tüm araştırmaların, toplantılar veya görüşmeler daha uzun sürerse, dikkat süremizin kademeli olarak azaldığını göstermesidir. Texas Christian University'de yapılan araştırmalar, öğrencilerin daha kısa derslerden sonra daha fazla bilgiyi hatırladığını gösteriyor.^[iki]

3. Toplantıları Yalnızca Gerektiğinde Planlayın

Çoğu şirketin toplantılar için belirli bir saati ve günü vardır. Bu, yalnızca belirli bir program nedeniyle üretkenliğin yavaşladığı anlamına gelir.

İşlerin yapılması gerektiğinde, kararlar alındığında ve eylem noktaları kesinleştiğinde buluşmak çok daha iyidir.

4. Ayakta veya Başka Bir Yerde Buluşun

KİMEçok ilginç araştırmaoturmanın toprak sorunlarını artırdığını gösteriyor.^[3]

İnsanlar kendilerini rahat hissederler ve ayrıca konumlarını veya otoritelerini savunmak isterler.Bu, ayakta dururken o kadar kolay yapılmaz. reklam

Katılımcılar kendilerini daha az rahat hissederler ve işleri daha çabuk halletmek isterler. Toplantı yapmanın başka yenilikçi yolları da var.

Ancak nerede olursanız olun, alanınızda yenilikçi olun. Ayakta bir toplantı yapmayı deneyin ya da masalardan ayrılın ve parka gidin. Günlük ortamınızdan çıkın. - Richard Branson

5. Gündemi Önceden Planlayın

Kısa bir toplantının hala bir gündeme ihtiyacı vardır ve bu, mümkünse toplantıdan önce dağıtılmalıdır. İnsanların tartışılması gereken konulara hazırlanmalarına ve odaklanmalarına yardımcı olur.

İşte Basit ve Etkili Bir Katil Toplantı Gündemi Nasıl Oluşturulur .

6. Akıllı Telefon Serbest Bölgesi Oluşturun

Toplantılar sırasında akıllı telefon veya tablet kullanan kişilere meslektaşları hakkında sorular sorun. Çoğunluk saygısızlık gösterdiği için buna içerliyor ve ayrıca tam katılımın düzensiz veya eksik olduğunu gösteriyor.^[4]

Toplantı alanını akıllı telefonlardan arındırılmış bir bölge haline getirmek ve insanları telefonları posta kutusuna eklenmiş bir sepet içinde dışarıda bırakmaya teşvik etmek çok daha iyidir. Beyaz Saray bunu zaten yapıyor.

7. Katılımcı Sayısını Sınırlayın

Bu, Kristen Gil'in 'Başlangıç ​​Hızı' yazısında bahsedilen tavsiyelerden biridir.^[5]Google'da İşletme Operasyonlarından Sorumlu Başkan Yardımcısıdır.reklam

Katılımcıları bir proje veya prosedüre doğrudan dahil olan kişilerle sınırlandırırsanız, diğerlerine işlerine devam etmeleri için daha fazla zaman kalır.

8. Toplantıyı Saat Gibi Çalıştırın

Bir toplantıya başkanlık etmek gerçekten ustalık gerektiren bir iştir. İdeal olarak, aşağıdakilerden bazılarını veya tümünü yapmanız gerekir:

• Toplantının amacını belirtin, ör. – Bugün denetçilerin ziyaretini sonuçlandırmak için toplandık.
• Konu dışı müdahaleleri gündemden uzak tutun. Sonunda zaman varsa, 'otopark'a konabilirler.
• Herkesi adım atmaya teşvik edin.
• Gösterişlerden vazgeçin.
• Ayrılan zamana sadık kalın.

9. Aksiyon Puanlarını Alın

Toplantıyı yürüten kişi, kısa süre içinde her şeyi yolunda tutmak zorundadır.

Pratikte bu, sonunda insanların bir eylem noktaları listesine sahip oldukları ve bunların DRI'ye (Doğrudan Sorumlu Kişi) etiketlendiği anlamına gelir.^[6]

10. Geçiş Süresine İzin Verin

İnsanların oraya zamanında varabilmeleri için toplantıdan önce yeterli zamanın programlandığından emin olun.

Diğer angajmanlardan önce ve sonra on dakikaya izin vermek, çok kısa bir süre de olsa insanların birlikte hareket etmelerine ve yokluklarını planlamalarına yardımcı olur.

Kararların bir kaydı tutulur ve bunlar tüm katılımcılara hatırlatma olarak e-posta ile gönderilebilir.reklam

11. Bir Sonraki Toplantı için Sonuçları ve Planı Anahatla

Eylem noktalarının gerekli sonuçları vereceğini varsayarsak, bir sonraki toplantının neleri kapsaması gerektiğinin ana hatlarını çizmek her zaman iyi bir fikirdir.

Bunun kesin olarak belirlenmesi gerekmez, ancak iş ve pazarlama planlarına uygun olmalıdır. Aynı zamanda uzun vadeli hedeflerin vurgulanmasına da yardımcı olur.

12. Teşvik Toplantı Becerileri Eğitimi

Toplantı öncesinde ve sırasında bazı toplantı görevlerini devretmek, toplantı becerileri eğitimine yaklaşmanın harika bir yoludur.

Eylem noktalarını, zamanlamayı ve gündemleri not etmekten kimin sorumlu olacağına karar verin. Bu, dönüşümlü olarak yapılabilir, böylece toplantıyı yürütmekten hala genel sorumluluğa sahip olursunuz. Toplantı tutanaklarını etkili bir şekilde yazmanıza yardımcı olması için şu ipuçlarına göz atın: Çeviride Hiçbir Şeyin Kaybolmaması İçin Harika Toplantı Dakikaları Nasıl Yazılır?

İşyerinde Verimlilik Hakkında Daha Fazla Bilgi

• İşyerinde Nasıl Üretken Olunur: 9 Temel Kural
• İş Yerinde Verimliliğinizi Anında Artıracak 6 Basit Alışkanlık
• Pomodoro Tekniği: Verimliliği Artırmak Sizin İçin Doğru mu?
• Verimlilik Formülü Çalışanları Verimli Çalışmaya Nasıl Motive Edebilir?

Öne çıkan fotoğraf kredisi: unsplash.com aracılığıyla Unsplash

Referans