YAPILACAKLAR LISTESI NASIL OLUŞTURULUR VE GERÇEKTE İŞLER NASIL YAPILIR?

İşiniz hakkında endişeli hissettiğinizde stresi ve bunalımı azaltmanın en güçlü yollarından biri, bir kalem ve kağıt ile oturup yapmanız gereken her şeyi yazmaktır. ne yazarı İşleri yoluna koymak , David Allen bir zihin taraması diyor. Beyninizi bilişsel aşırı yüklenmeden kurtarır ve yapmanız gereken her şeyin sıralandığını gördüğünüzde, bunun beyninizin size söylediği kadar kötü olmadığını bilerek bir rahatlık hissedersiniz.

Ancak, yapmanız gereken tüm bu şeyleri kafanızdan atmak, işi bitirmez. Bu sadece ilk adım.

Bir yapılacaklar listesi yapmanın faydasını gerçekten elde etmek için, yapılacaklar listenizi çok daha etkili hale getirecek birkaç şey yapabilirsiniz.

1. Yapmanız Gerekenler Konusunda Net Olun

Sık sık şöyle yazılmış görevlerle listeler yaparım Tim'le konuş veya Sunum hazırla . Bunun gibi yazma görevleri ile ilgili sorun, bunların net olmamasıdır. Cevapsız kalan bir takım sorular var. Tim'le ne hakkında konuş? Ne sunumu? Hazırlanmaya ne gerek var?

Bir görev yazdığınızda, ne yapmak istediğinizi bileceksiniz; ancak bir hafta sonu veya birkaç gün sonra, başarmak istediğiniz şey çamurlu ve belirsiz hale geldi. yazmak çok daha iyi Tim ile gelecek haftaki Berlin gezisi hakkında konuşun veya Yönetim Kurulu'na gelecek haftaki sunum için bir taslak hazırlamak . Elbette, fazladan kelimeleri yazmak birkaç saniye daha sürebilir, ancak daha sonra görevi yapmaya geldiğinizde kendinize teşekkür edeceksiniz.

Bunun gibi görevler yazmak ne yapmak istediğinizi çok net bir şekilde ortaya koyuyor . Ve işinize başlamak için oturduğunuzda, bu görevleri yaparken tam olarak neyin dahil olduğunu bileceksiniz, böylece ne üzerinde çalışacağınız konusunda daha iyi kararlar verebilirsiniz.reklam

Aynı zamanda çok zaman kazandırır çünkü netlik, yapmanız gerekenleri hatırlamaya çalışmak için birkaç dakika harcamak yerine doğru dosyaları alıp hemen başlayabileceğiniz anlamına gelir.

2. Görevleri Rastgele Tarihlendirmeyin

Yazdığınız her göreve bir tarih eklemek çok cezbedicidir - yapmayı unutmak istemezsiniz, değil mi? Seçtiğiniz günde yapmanız gerekmeyen günlük görevlerin ezici listesi ve görevleri ya yeniden planlayacaksınız ya da onları görmezden geleceksiniz.

Bunun yerine, daha stratejik olun. Bir göreve yalnızca o gün yapmayı planlıyorsanız bir tarih koyun. Kişinin arka arkaya toplantılar yaptığı bir gün olduğunda, her gün yirmi ila otuz görev içeren yapılacaklar listesi gördüm. Bu koşullarda, görevlerin yapılmasının hiçbir yolu yoktur.

Günlük yapılacaklar listenize bir hatırlatma görevi koymakta sorun yoktur. HATIRLATMA : Proje X'i gözden geçirin – Yapılması gereken bir şey var mı? Veya yapmak için bir arama listesi oluşturun ve arama listenizi gözden geçirmenizi söyleyen bir günlük göreve sahip olun. Sadece günlük yapılacaklar listenizi yönetilebilir ve gerçekçi tutmaya çalışın.

Her hafta biraz zaman ayırmanız, takviminize göre haftanızı planlamak, yapılacaklar listenizi daha etkili tutmanıza yardımcı olacaktır. O zaman görevlerinize tarih ekleyebilirsiniz. Ofiste toplantıların olmadığı sakin bir gün geçirdiğinizde, daha uzun bir yapılacaklar listeniz olsun. Bir iş gezisindeyseniz, listenizdeki görev sayısını azaltın.

3. Günlük Listenizi On Görevden Fazla Yapmayın

Bunu insanlara önerdiğimde genellikle bana gülüyorlar. Bundan çok daha yoğun olduklarına ve listelerinde en az yirmi görev olması gerektiğine inanıyorlar.reklam

Buradaki sorun, her gün karşılaşacağınız tüm dikkat dağıtıcı şeyler, acil durumlar ve kesintiler; bu yirmi görevi bitirmeyeceksin. Listenizdeki görevlerin yüzde yirmi beş ila ellisini yeniden planladığınız için günün sonuna hüsrana uğrayacaksınız.

Bunun yerine, günün sonunda, ertesi güne öncelik vererek yaklaşık on ila on beş dakika harcayın. Listenizdeki en önemli on görevi seçin ve onları bir şekilde vurgulayın. Yapılacaklar listesi yöneticilerinin birçoğunun görevleri işaretleme yöntemi vardır ve böylece ertesi gün yapmak istediğiniz 10 göreve bir bayrak ekleyebilirsiniz.

Bu, yalnızca neyin önemli olduğuna odaklanmanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda gününüzde en büyük olumlu etkiye sahip olacak görevleri seçmeye zorlar.

Yapılacaklar listenizi bu şekilde önceliklendirmeye başladığınızda, doğal olarak daha fazla odaklanacaksınız ve değerli zamanınızın çoğunu projeleriniz ve hedefleriniz konusunda sizi ileriye taşıyacak görevlere harcayacaksınız.

4. Benzer Görevleri Birlikte Gruplandırın

Yapılacaklar listenize baktığınızda, birçok işin doğası gereği benzer olduğunu fark edeceksiniz.

Örneğin, müşterilerinizi aramak. Günlük listenizde müşterilerinizi aramayı içeren iki veya üç göreviniz varsa, bunları birlikte gruplandırın ve aynı anda yapın. Aramalarınızı yapmak ve birbiri ardına yapmak için otuz dakika kadar planlayın. Aynı şekilde, e-posta içeren görevleriniz varsa, bunları da gruplandırın. Çok daha fazlasını başardığınızı ve zihninizin yaptığınız işe çok daha fazla odaklandığını göreceksiniz.reklam

Bütün gün çeşitli iş türleri arasında geçiş yaparken kaotik hale gelebilir. Etkinliğiniz ve üretkenliğiniz için çok daha iyidir. benzer görevleri birlikte yapmak . Doğru araçları (uygulamalar, telefon e-postası vb.) açtınız ve bu size çok zaman kazandıracak.

5. Yapılacaklar Listenizi Motive Edin

E-postaya cevap vermek veya müşteri takip aramaları yapmak gibi görevler yazdığınızda, orada gerçek bir motivasyon yoktur. Sadece işi yapma rutininden geçiyormuşsunuz gibi geliyor. Mümkün olduğunda, e-posta gelen kutusunu sıfıra alma gibi görevleri yazın ve mutlu olduklarından emin olmak için müşterilerimi arayın. Bu basit görünebilir, ancak çoğu zaman yapılacaklar listesinin duygusal bir değeri yoktur. Bu sadece yapılacak işlerin bir listesidir.

Listeyi daha ilham verici hale getirmeye yardımcı olmak için, duygusal bir tepki uyandırmak için görevler yazın . Müşterilerinizi mutlu etmek, onları aramaktan daha motive edici olacaktır, çünkü bu sizin işiniz veya e-posta gelen kutunuzu her gün sıfırlamak için kendinizle rekabet etmek, göreve biraz daha kıvılcım katar.

Yapılacaklar listenizi daha motive edici hale getirmenin bir başka yolu da günlük listeyi kısa tutun . Yukarıda yazdığım gibi, günlük yapılacaklar listenizde ondan fazla görev olmadığında, ulaşılabilir hissedeceksiniz. Üzerinde yirmi ila otuz görev varsa, sadece bunaltıcı hissedecektir. Günlük listenize bakıp ilham almak, listenize bakıp motivasyonunuzu kaybetmekten çok daha iyidir.

6. Haftalık Bir İnceleme Yapın

David Allen'ı okuyanlar için İşleri yoluna koymak kitap, haftalık inceleme hakkında her şeyi bileceksiniz. Yine de, kaç kişinin bunu yapmayı atladığı beni şaşırtıyor. Yapılacaklar listenizin etkili ve güncel kalmasını istiyorsanız, haftalık bir inceleme hayati önem taşır.

Acele edip bir şeyler yaparken hafta boyunca, bir şeyleri kaçıracaksınız. Biz insanız ve yaptığımız görevleri işaretlemeyi unutacağız, zamana duyarlı görevler ekleyeceğiz ve tarih eklemeyeceğiz ve görev eklemeyi unutacağız. Haftalık inceleme, bir saatliğine durduğunuz ve ne yapmanız gerektiğinin büyük bir resmini çektiğiniz yerdir.reklam

İdeal olarak, haftalık incelemeniz dikkatinizin dağılmadığı bir yerde yapılmalıdır, böylece sadece yapmanız gereken işe odaklanabilir ve bir sonraki haftayı planlayabilirsiniz. Tüm görevlerinizi bir araya getirin (görevleri bir not defterine yazmış ve yapılacaklar listenize eklememiş olabilirsiniz) ve artık gerekmeyen ya da tamamlanmış görevleri temizleyin.

Haftalık bir inceleme yapmak, kontrolü tamamen size verir. İşinizin zirvesinde kalmanıza, daha sonra ne yapılması gerektiğine ve nelerin daha sonra ertelenebileceğine karar vermenize olanak tanır. bildiğim en iyi yol bu haftaya bir plan ve yönle başlamak ve doğru şeyleri yaptığınızdan ve projelerinizde veya hedeflerinizde sizi ileriye taşımayan küçük görevlere kapılıp kalmadığınızdan emin olmanın bir yoludur.

Alt çizgi

Doğru kullanıldığında yapılacaklar listesi, sizi en iyi işinizi yapmaya ve harika şeyler elde etmeye iten motivasyon ve itici güç olabilir. Önemli şeylere odaklanmanızı sağlar ve aksi takdirde kaybolabilecek görevleri kaçırmanızı engeller.

Yapılacaklar listeleri ayrıca stresi ve bunalımı azaltmanıza yardımcı olur, çünkü kafanızdaki her şeyi hatırlamaya çalışmak yerine, yapmanız gereken tüm işi dışa vurmuş ve daha yaratıcı çabalar için zihninizde yer açmış olursunuz.

Önemli çıkarımları tekrarlayalım:

Görevleri yazın, böylece ne yapmanız gerektiği çok açık. Birini aramanız gerekiyorsa, numarayı ararken zaman kazanmak için telefon numarasını göreve ekleyin.
Anlamlı ve rastgele olmayan tarihler ekleyin. Günlük yapılacaklar listenizde yalnızca o gün yapılması gereken işler varsa, doğru işe çok daha fazla odaklanacaksınız.
Yapılacaklar listenizde günde yalnızca en fazla on ila on iki işaretli göreve izin verin. Bu, yalnızca bu görevleri yaptığınız anlamına gelmez. Günün sonunda vaktiniz ve enerjiniz varsa, her zaman daha fazlasını yapabilirsiniz.
Aynı anda yaptığınız işin türüne odaklanabilmeniz için benzer görevleri birlikte gruplayın. Bu, aşağıdakilerden kaçınmaya yardımcı olur: çoklu görev riskleri .
Görevlerinizi yazın, böylece anlamlı ve motive edici olurlar. Listenize bakmak ve sıkışıp kalmak ve işi yapmak için motive olmak istiyorsunuz.
Tam bir haftalık inceleme yapmayı asla kaçırmayın. Bu, her şeyi bir arada ve alakalı tutan yapıştırıcıdır.