Son yazımda üretkenliğinizi sabote eden en yaygın altı çalışma alışkanlığından bahsetmiştim. Listemdeki ilk suçlu, e-postanızı ne sıklıkta kontrol ettiğinizdi. Son makalemi yazarken, bu konuda tonlarca bilgi olduğunu gördüm ve gerçekten de kendi özel makalesini hak ediyor.

İş e-postamıza gelince, çoğumuz onu bir top ve zincir olarak görüyoruz. Sürekli kontrol etmemiz veya bizimle iletişim kurmaya çalışan patronların ve iş arkadaşlarımızın gazabını riske atmamız gerekiyor. Bir e-postaya 5 dakika içinde yanıt vermezsek tembel veya verimsiz olarak görülürüz.

Ancak bazı uzmanlara göre, e-postanızı çok sık kontrol etmek, aslında verimliliğin düşmesine katkıda bulunabilecek önemli bir faktördür. Eğer telefonum her çaldığında e-postamı hemen kontrol etmeliyim insanlardan biriyseniz, neden kendi en büyük düşmanınız haline gelebileceğinizi keşfetmek için okumaya devam edin.reklam

Ne Sıklıkta Normaldir?

Peki ortalama bir kişi belirli bir günde e-postalarını ne sıklıkla kontrol ediyor? Güvenilir istatistikleri takip etmek zor. Göre bir anket , ankete katılanların yaklaşık %40'ı e-postalarını günde 6 ila 20 kez kontrol ettiklerini düşündüklerini söyledi. Elbette, bir kişinin kendi e-posta alışkanlıklarını ölçerken ne kadar doğru olduğunu söylemek zor.

Bir diğeri anket İnsanların %56,4'ünün e-postalarını günde yalnızca 0-5 kez kontrol ettiğini söylüyor. Ancak, bu çalışma 2009'a aittir ve tartışmalı olarak oldukça eskidir.

Sabahları E-postanızı Asla Kontrol Etmeyin

Oprah'ın en sevdiği organizasyon uzmanı, Never Check Email in the Morning'in yazarı Julie Morgenstern adında bir kadın. Bil bakalım ne tavsiye ediyor?

Morgenstern'e göre, her sabah ofise girdiğinizde ilk iş olarak e-postanızı kontrol etmek sorunludur çünkü yanlış bir başarı hissi yaratabilir. 40 e-postaya cevap veriyorsunuz ve çok fazla iş yaptığınızı hissediyorsunuz, ancak gerçekte muhtemelen hala yapmanız gereken bir sürü evrak, toplantı ve telefon görüşmesi var. E-postaları yanıtlamak işinizi yapmak için çok önemlidir, ancak her zaman sizin veya şirketiniz için aktif olarak para kazandıran bir şey değildir.reklam

verimlilik uzmanı Sid Savara Morgenstern ile de aynı fikirde. E-posta söz konusu olduğunda, cehalet mutluluktur. Bu nedenle, ilerlemek istediğiniz önemli bir şey varsa, size şu dört sözüm var: E-postanızı kontrol etmeyin. Ayağa kalkar kalkmaz, önemli bir şey üzerinde 30-45 dakika çalışın ve ancak o zaman kontrol edin. Dayanabiliyorsan daha da bekle. Bazı günler öğle yemeğine kadar e-postaları hiç kontrol etmiyorum… Aldığınız her yeni bilgi dikkatinizin dağılmasına neden olabilir. Her şeyi kontrol edemem ama kendi yarattığım dikkat dağıtıcı şeyleri kontrol edebilirim.

24 Saat Yöntemi

Diğer insanlar, günün ilerleyen saatlerinde e-postalarınızı kontrol etmek yerine, sabahları günde bir kez kontrol etmeniz gerektiğini savunuyor. Bu kampın üyeleri arasında verimlilik uzmanı da var. Elizabeth Grace Saunders'ın fotoğrafı. . Genellikle günün ilk 1-2 saatinde gelen kutusunu boşaltır ve günün geri kalanı için oyun planını formüle eder. Bundan sonra, günün geri kalanında genellikle e-postalarına bakmaz, bu da tamamen iş geliştirme ve müşteri projelerine odaklanmasına izin verir.

Bu, elbette, şirketinizde gıda zincirinin en altındaysanız daha zordur. Ancak üst yönetimdeyseniz veya serbest meslek sahibiyseniz, bu rutini ayarlamak üretkenliğinizi artırmanın harika bir yolu olabilir.

Şüphede Kaldığınızda, Grafiği Kontrol Edin

Scott Scheper günde iki kez e-postasını kontrol eder ve gelen kutunuzdaki tüm okunmamış mesajları gözden geçirmenize yardımcı olacak kullanışlı bir akış şeması oluşturmuştur.reklam

Her yeni e-posta açtığınızda kendinize 3 temel soru sorun:
1. Bu alakalı mı?
2. Bunu çözebilir miyim?
3. Bununla başa çıkmak 2 dakikadan az zamanımı alacak mı?

Kullanışlı akış şemasını takip ederek, gelen kutunuzu daha verimli bir şekilde ele geçirmenin yeni bir yolunu geliştireceksiniz.

5 Günde

Yeterince çelişkili uzman görüşünüz yoksa, işte bir tane daha. Çubuk Kurtz of Business Week, iş e-postanızı günde beş kez kontrol etmeniz gerektiğini savunuyor.reklam

Gelen kutunuzu günde yalnızca beş kez kontrol edin - sabah ilk iş, öğleden sonra, öğle yemeğinden sonra, öğleden sonra ve gün sonu. Ya da yetenekliysen daha da az. Bu, otomatik gönderme/alma işlevini kapattığınızda çalışır ve sürekli olarak kesintiye uğramak yerine işinize iki saate kadar odaklanmanıza olanak tanır. E-postanızın sıralamasını grupladığınızda çalışır ve sizi daha üretken ve verimli hale getirir.

Sonuç

Meşgul olmakla üretken olmak arasında bir fark var. E-posta zamanınızı, ikisini karıştırmayacak şekilde planladığınızdan emin olun. E-postanıza doğru tavırla yaklaşırsanız, üretkenliğinizi sıçrama ve sınırlarla artırabilirsiniz.

Scott Scheper'ın sözleriyle, Çalışanlarla esintiler çekmek, soruları yanıtlamak, e-postalara bakmak, sosyal ağları kontrol etmek ve iş arkadaşlarınızla sohbet etmekle dolu bir gün sizi zengin yapmaz. Seni meşgul edecek.reklam

Günlük e-posta rutininiz nedir? Bu ipuçlarından herhangi birini denemeyi planlıyor musunuz? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin!