Delege etme yeteneği, başarılı bir liderin ayırt edici özelliklerinden biridir. Delegasyon en iyilerden biridir. Yönetim araçları çalışanların moralini, iş memnuniyetini, ekip üyeleri ve yönetici arasındaki güveni ve şirketin kârlılığını artırmak için. Aynı zamanda zaman yönetimine de yardımcı olur.

Etkili yetki devri teknikleri nadiren öğretilse de, iyi haber şu ki yetki devri, edinilebilecek diğer beceriler gibi bir beceridir.

İçindekiler

1. Delegasyon nedir?
2. Delegasyon Ekip Yönetimini Nasıl Geliştirir?
3. Düzgün Bir Şekilde Delege Etme
4. Nelerin Temsil Edilmesi ve Nelerin Devredilmesi Gerektiğini Bilmek
   • Neler Temsil Edilmeli
   • Neler Temsil Edilmemelidir
5. Sonuç
6. Görevleri Yetkilendirme Hakkında Daha Fazla İpuçları

Delegasyon nedir?

Yetkilendirme, başkası adına hareket etme yetkisi verme eylemi olarak tanımlanabilir.^[1]Bu bahşedilen güçle, bir kişi, genellikle bir ast, belirli faaliyetleri (normalde bir yönetici veya süpervizör tarafından verilir) gerçekleştirebilir. Yetkilendirme, bir kuruluşun verimliliğini artırmak için tasarlanmış bir yönetim aracıdır.^[2]Organizasyonun hedeflerinin görevlere bölünmesine ve göreve en uygun ekip üyesine atanmasına izin verir. Bununla birlikte, çoğu girişimci ve yönetici delegasyon konusunda kötü şöhretlidir. Ama neden?

Daha önce belirtildiği gibi, çoğu kuruluş yöneticilerine nasıl yetki devri yapılacağını öğretmez. Bununla birlikte, yöneticilerin yetki devretmek konusunda tereddüt etmesinin bir dizi başka nedeni vardır:

Kimsenin İşi Yapabilecekleri Kadar İyi Yapamayacağına İnanırlar

Yöneticilerin, sorumlulukları çalışanları denetlemek olduğu için delege etmesi gerekir. Bütün işleri kendileri yapamazlar ve yapmamalıdırlar. Bir liderin görevi, bir hedefe ulaşmak için ekip üyelerini yönlendirmek, motive etmek ve denetlemektir.

Birini Eğitmenin Çok Fazla Zaman Aldığını Düşünüyorlar

Ekip üyelerine rehberlik etmenin ve motive etmenin bir parçası eğitim içerir. Evet, bir çalışanı yeni bir görev için eğitmek fazladan zaman alacaktır, ancak bunu bir yatırım olarak düşünmeniz gerekir. Birini bir işi yapması için eğitmenin günde fazladan bir saat sürdüğünü ve bu eğitimin bir hafta sürdüğünü hayal edin. Bu, görevi yapmak için harcanan fazladan beş saattir. Ancak, çalışanın görevi yaptığı ilk beş günden sonra, diğer konulara ayırmak için haftada beş saat ayırmış olacaksınız.

Çalışanların Motivasyonunda Güven Eksikliği Var

Bir yöneticinin işinin bir başka parçası da, geleceğin liderlerini belirlemek ve onların güçlü ve zayıf yönlerini keşfetmek için çalışanlarının yeteneklerini geliştirmektir. Yetkilendirme olmadan, çalışanlarınızın sahip olduğu motivasyon düzeyini asla bilemezsiniz.

Kendilerini Vazgeçilmez Yapmak İstiyorlar

Kendinizi vazgeçilmez kılmaktan endişe ediyorsanız, olmamalısınız. Sen vardır vazgeçilmez. İyi yöneticiler ve liderler, herkesin bildiği gibi zor bulunur ve bu nedenle kuruluşlar için doğal olarak vazgeçilmezdir. Liderlik pozisyonundaysanız ve işiniz için endişeleniyorsanız, nasıl daha iyi bir lider olunacağını öğrenin.

İşi Kendileri Yapmaktan Zevk Alırlar

Pek çok insan işi kendileri yapmaktan hoşlanırken, yaratıcı süreci ya da sadece sonucu kontrol edebilecekleri ve bunun için kredi alabilecekleri fikrini seviyorlar. Bu bir yöneticinin işi değil.

Kontrolü bırakmaya istekli olmanız, diğer insanların işleri yapmak için farklı (ve bazen daha iyi) yolları olduğunu kabul etmeniz ve kolaylaştırıcı veya gözetmen olarak rolünüzü kabul etmeniz gerekir.reklam

Aşırı Yüklü Bir Personele Daha Fazla İş Vermekten Kötü Hissediyorlar

Personelinizin aşırı yüklendiğini veya çok çalıştığını hissetmek bir yönetici için oldukça yaygındır. Bu nedenle, ekip üyelerine yapacak daha çok şey vermek, onlara daha fazla iş veriyormuşsunuz gibi hissettirebilir. Ancak, doğru yapıldığında (daha sonra bahsedeceğiz), yetkilendirme onların motivasyonunu ve iş tatminini artırabilir.

Delegasyon nedir sorusunun cevabını verdiğimize göre şimdi sorunun ikinci kısmına geçelim:

Delegasyon Ekip Yönetimini Nasıl Geliştirir?

Etkili yetki devri, sahip olabileceğiniz en önemli yönetim becerilerinden biridir. Uygun yetki devrinin faydaları, artan üretkenlikten daha derine iner. Bu etkiler şurada görülebilir:

Yönetici ve Çalışan Arasında Daha Fazla Güven

Bir çalışana bir görevi yapması için yetki ve özerklik verdiğinizde, bu işi yapması için onlara güvendiğiniz ima edilir. Ayrıca, görevi yerine getirmek için yeterince yetkin olduklarını düşündüğünüzü söylüyor. Bu güven ve güven gösterisi, amir ve ast arasında bir bağ kurar.

İş Memnuniyetinde Artış

Ekip üyelerinize görevler veya atamalar devretmek, onların çalışmalarını sahiplenmelerine ve gurur duymalarına olanak tanır. Hiç kimse, herkesin yapabileceği bir işi yapan makinedeki bir dişli olarak görülmek istemez. Onlara işi tamamlamaları için sorumluluk ve yetki vermek, işlerinden gurur duymalarına yardımcı olmak için uzun bir yol kat edecektir.

Artan Motivasyon

Görevleri uygun çalışanlara devrederek, sonucun sahipliğini alırlar. Bu onların parlama şansı. Herkes patronundan övgü ister ve ortaya çıkan sonucun kendisinin bir yansıması olarak değerlendirileceğini bilmek büyük bir motivasyondur.

Diğer Önemli Faaliyetler için Daha Fazla Zaman

Tıpkı bir gemi kaptanı gibi, liderler de koşulları değerlendirir, rotayı çizer ve gemiyi yönlendirir. Bir adam düştüğünde atlayabilirler, ancak asıl işleri büyük resim hakkında endişelenmek. Mürettebatınızın kürek çekme konusunda endişelenmesine izin verin ve sadece doğru yönde gittiklerinden emin olun.

Bu sayede daha önemli etkinliklere katılmak için zaman kazanabilirsiniz.

Ekip Üyelerinizde Yeni Beceriler Geliştirmek

Herhangi bir yöneticinin işinin bir parçası, çalışanlarınızın öğrenmesine ve büyümesine yardımcı olmaktır. Çalışanlar mükemmelleştikçe ve beceri setlerine eklendikçe, şirket ve bir bütün olarak sektör için daha değerli hale gelirler. Bu onların kariyer gelişiminin bir parçasıdır. Ayrıca ekibinizi çok daha esnek hale getirir.

Harika Değerlendirme Aracı

Bir yönetici olarak işinizin bir parçası, en iyi performans gösterenleri ve terfi etmeye layık olanları belirlemektir. Ayrıca terfi ettiğinizde yerinizi kimin alması gerektiğini de düşünmelisiniz. Sorumlulukları çalışanlarınıza devrederek, kimin boğazını sıktığını ve kimin sadece asgari düzeyde olduğunu görmek için harika bir konumdasınız.reklam

Birlikte ele alındığında, yetki devrinin olumlu etkileri bir organizasyonun verimliliği, üretkenliği ve karlılığı üzerinde sinerjik bir etkiye sahip olabilir.

Düzgün Bir Şekilde Delege Etme

Delegasyonun ne olduğundan ve faydalarından bahsettik, ancak etkili bir delegasyon nasıl olabilir ve tartıştığımız avantajlardan nasıl yararlanabilirsiniz? İşte başlamanıza yardımcı olacak bazı etkili yetkilendirme teknikleri.

1. Sonuçtan Başlayın ve Geriye Gidin

Bir çalışana yeni bir sorumluluk devrederken, sonucun nasıl olması gerektiğini açıklayarak başlayın. Örneğin: Seni X'ten sorumlu tutacağım ve X'in amacı ABC'nin iki hafta içinde ve 100 doların altında DEF'e dönüştürülmesini sağlamaktır. Bu, onlara nasıl başarmaları gerektiğini söylemeden hedefi belirlemenin bir yoludur.

2. Çalışanlarınıza Özerklik Verin

Bu yöneticiler için zor olabilir, ancak bir adım geri atmaya çalışmalı ve bir sorunu çözmenin birçok farklı yolu olduğunu kabul etmelisiniz. Kendi yollarını bulmalarına izin vererek öğrenecekler ve genellikle daha iyi bir sonuç olacaktır.

3. Onlara İstediğinizi Yapma Yetkisi Verin

Bu çok önemli! Görevi tamamlamak için gereken yetkiyi vermeden bir görevin sorumluluğunu devretmek, gerçekten sadece bir çalışana daha fazla iş yüklemektir. Motivasyonu ve iş tatminini artırmak yerine küskünlük ve öfke yaratacaksınız.

4. Kişiliklerini ve Beceri Setlerini Eşleştirin

İçine kapanık birine toplantı yürütme görevini vermeyin. Aynı şekilde, dışa dönükleri muhasebeden sorumlu tutmayın. Çalışanlarınızın kim olduğu ve hangi becerilere sahip oldukları hakkında iyi bir fikre sahip olmalısınız. Doğru görevi doğru kişiye devredin.

5. Doğru Kaynaklara Sahip Olduklarından Emin Olun

Yetki verdiğiniz kişilerin işi tamamlamak için yeterli zamana, paraya, eğitime, malzemeye, çalışma alanına ve diğerlerinden yardım almasına dikkat edin. Eğer yapmazlarsa, başarısızlık onların değil, sizindir.

6. Denetleyin, Mikro Yönetmeyin

Bunu yapmanın en iyi yolu, düzenli check-in'lerle bir zaman çizelgesi oluşturmaktır. Bu, çalışanın özerkliğini sağlarken, ilerleyen proje için hala sorumlu tutulur. Ayrıca, çalışanın düzenli olarak planlanmış aralıklarla soru sormasına ve girdi almasına olanak tanır.

7. Motive Edici Bir Ortam Yaratın

En başarılı temsilciler, ne zaman amigo kız veya koç olunacağını ve ne zaman devreye girip ne zaman geri adım atılacağını bilenlerdir. Onlar da orada başarıları kutlamak .

8. Hatalara Karşı Hoşgörülü Olun

Risk almadan asla inovasyona sahip olamazsınız ve hata yapmadan risk alamazsınız. Hoşgörülü olun ve hataları korkulacak bir şey olarak değil, bir öğrenme aracı olarak kullanın.reklam

Şimdiye kadar, ne, neden ve nasıl delegasyonu ile ilgilendik, ancak hangi görevlerin devredileceğine nasıl karar vereceğiz?

Neyin Temsil Edilmesi ve Nelerin Devredilmesi Gerektiğini Bilmek

Bu konuda birkaç farklı düşünce var, bir görüş şu ki, birt Belli bir noktada, devredilebilecek her şey; nadir istisna dışında.

Neler Temsil Edilmeli

Hangi görevlerin boşaltılmasının en mantıklı olduğunu belirlemek için altı T'yi kullanarak bir denetim yapın.^[3]

1. Minik

Bunlar, üstesinden gelinmesi önemsiz görünecek kadar küçük görevlerdir, ancak toplanırlar. Asla önemli veya acil değildirler ve yalnızca birkaç dakika sürseler bile sizi daha stratejik iş akışından çıkarırlar. Örneğin, bir konferansa veya etkinliğe kaydolmak, takviminize eklemek ve otel ve uçak rezervasyonu yapmak - bunların her biri tek başına fazla zaman almayabilir, ancak birlikte alındığında hepsi toplanır.

2. Sıkıcı

Nispeten basit olan görevler, muhtemelen zamanınızı en iyi şekilde kullanmazlar. Çok basit görevler sizden başka herkes tarafından yapılabilir (ve yapılmalıdır).

Örneğin, bir elektronik tabloya 100 maddelik bir listeyi manuel olarak girmek ve onu renkle kodlamak veya sunum destenizdeki KPI'ları güncellemek, devredilebilecek basit görevlerdir.

3. Zaman Alan

Bunlar, önemli ve hatta biraz karmaşık olsalar da zaman alan ve araştırmanın ilk %80'lik kısmını yapmanızı gerektirmeyen görevlerdir. Görev %80 tamamlandığında kolayca devreye girebilir ve sonraki adımlarda onay, gözetim ve/veya yön verebilirsiniz.

4. Öğretilebilir

Bu görevler, ilk başta karmaşık görünseler de, bir sisteme dönüştürülebilir ve kalite kontrolleri ve nihai onayı sağlamanız ile birlikte iletilebilir.

Örneğin, astlarınızdan birine aylık herkesin katıldığı toplantı için sunum destesinin nasıl taslağının hazırlanacağını ve hatta bu güncellemeleri ekibe nasıl sunacağını öğretmek, kendinize zaman ayırmanın iyi bir yolu olabilir.

5. Korkunç

Kendinizi donanımsız hissettiğiniz bir alana giren görevler, genellikle o alanda güçlü yönleri olan birine devredilmelidir. Örneğin, ekip toplantısı için bu PowerPoint slaytlarının görsel tasarımını nasıl düzenleyeceğinizden emin değilseniz, ekibinizden biri muhtemelen devreye girebilir.reklam

6. Zamana Duyarlı

Bunlar zamana duyarlı ancak diğer önceliklerle rekabet eden görevlerdir. Hepsini aynı anda yapmak için yeterli zaman yok, bu nedenle diğer proje bazlı teslim tarihlerinize paralel olarak yapılabilecek önemli ve zamana duyarlı bir görevi devrediyorsunuz.

Örneğin, bir uçuştan sonra iPad'inizi uçakta bırakmak ve kaybolan ve bulunan bir uçurumun içinde tamamen kaybolmadan önce onu kurtarmak için çalışmak, her gün müşteri hizmetlerini arayarak çok zaman alabilir ve bir astına devredilebilir.

Neler Temsil Edilmemelidir

Yukarıdakilerin aksine, asla devredilmemesi gereken ve her zaman yöneticinin sorumluluğunda kalması gereken bazı görevler vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:

Şirket Vizyon ve Misyon Açıklamaları

Bunlar şirketin itibarında önemli bir rol oynar ve mümkün olduğunca ciddiye alınmalıdır. Bu nedenle, sorumluluk bunları yaratmak her zaman bir yönetici veya başka bir şirket lideriyle yatmalıdır.

İşe Alma Kararları

Çok fazla yönetici işe alım kararları için dış ajanslara güveniyor. Beceri setleri önemli olmakla birlikte, bir çalışanın kurum kültürüne nasıl uyacağını değerlendirmek de aynı derecede önemlidir ve bu en iyi yüz yüze yapılır.

Çalışanlar

Yöneticilerin yeni çalışanların kendilerini iyi karşılanmış hissetmelerini sağlamada aktif rol almaları önemlidir. Her zaman yeni çalışanlar için erişilebilir ve erişilebilir olmalıdırlar.

Disiplin

Disiplin görevlerini bir yönetici asistanına veya İK'ya devretmek, genellikle zayıf yönetim becerilerinin bir işaretidir. Yöneticiler genellikle bunu kendileri hallederek çalışanlardan daha fazla saygı görebilirler.

Performans görüşleri

Çalışanların kendi incelemelerini yapmaları ve sadece imzalamaları, dahil olan herkes için bir kötülüktür. Yöneticiler, bundan en iyi şekilde yararlanmak için bu sürece kişisel olarak dahil olmalıdır.

Sonuç

İlk bakışta, yetkilendirme, değerinden daha fazla sorun gibi görünebilir. Bununla birlikte, düzgün bir şekilde yapıldığında, yapılan işin kapsamı, genişliği ve kalitesi, herhangi bir rahatsızlığı telafi etmekten daha fazlasını yapar.

Diğerleri anlamlı ve zorlu görevler üzerinde çalışırken, siz yalnızca en yüksek önceliklere sahip görevlere odaklanabilmeniz için iş yükünü düzenlediğinizde ne olduğuna şaşıracaksınız.reklam

Burada bahsettiğimiz uygulamaları uygulayarak, doğru projeleri doğru kişilere doğru şekilde devredebileceksiniz ve bu başarının reçetesidir.

Görevleri Yetkilendirme Hakkında Daha Fazla İpuçları

• Görevler Nasıl Etkili Bir Şekilde Devredilir (Adım Adım Kılavuz)
• İş Delegasyonu: Ne Devredilir, Ne Yapılmaz?
• Liderliği Devredmenin Önemi (Ve Nasıl Uygun Bir Şekilde Devredilir)

Öne çıkan fotoğraf kredisi: unsplash.com aracılığıyla CoWomen

Referans