Günümüzün iş dünyası neredeyse tamamen bilgi odaklı. İster küçük bir işletme yönetin, ister çok uluslu büyük bir şirkette kuruluş şemasının küçük bir köşesini işgal edin, işinizin büyük bölümünün başkalarıyla, çoğunlukla yazılı olarak iletişim kurmaktan ibaret olma ihtimali vardır. Elbette e-posta ve geleneksel iş mektubu var, ancak çoğu iş insanından sunumlar, notlar, teklifler, iş gereksinimleri, eğitim materyalleri, promosyon kopyası, hibe teklifleri ve çok çeşitli başka belgeler yazmaları isteniyor.

İşte sürtünme: çoğu iş insanı yazma konusunda çok az deneyime sahiptir . İşletme diploması olanlar muhtemelen okulda biraz yazı yazmış olsa da, işletme programlarında nadiren vurgulanır ve iyi yazmayı öğrenmek çoğu insanın işletme okuluna gitme arzusunun arkasındaki itici güç değildir. Üniversite geçmişi olmayanlar, en azından devlet okulundan beri, hiç yazmaya zorlanmamış olabilirler.

İş dünyasında, yazı yazmanın hiçbir zaman büyük bir endişe kaynağı olmadığı birçok kişiden biriyseniz, şunu bilmelisiniz ki yazma becerisi eksikliği her geçen yıl daha büyük bir handikaptır . Yazınızı geliştirmek için biraz zaman harcamak, işe alınabilirliğinizde ve promosyon beklentilerinizde belirgin bir iyileşme ile sonuçlanabilir. Pratik yapmanın yerini hiçbir şey tutamaz, ancak işte sizi doğru yola sokmak için birkaç ipucu.reklam

1. Daha azı daha fazladır.

Hemen hemen tüm diğer yazı türlerinde olduğu gibi iş yazılarında da kısalık önemlidir. İronik olarak, yazılı bilgiler işletmelerin düzgün işleyişi için giderek daha önemli hale geldikçe, insanlar okumaya daha az istekli oluyor. Eskiden 2.000 kelimelik özellikleri yayınlayan dergiler ve diğer yayınlar giderek artan bir şekilde 500 kelimelik eskizlere geri dönüyor. Kelimeleri idareli kullanın, süslü düzyazıları kesin ve uzun, dolambaçlı cümlelerden kaçının. Zorro'nun oğluna öğrettiği gibi, İçeri gir, Z'ni yap ve çık! – doğrudan konuya gelin, söylemek istediğinizi söyleyin ve onunla işi bitirin.

2. Jargondan kaçının.

İş dünyasındaki herkes iş yazılarından, tüm o mavi gökyüzü çözümlemelerinden ve nihayetinde hiçbir şey ifade etmeyen stratejik sinerjilerden nefret eder; beyin fırtınası ve birlikte çalışma fırsatları kulağa saçma gelmeden daha anlamlıdır. Bazen jargon kaçınılmaz olsa da - örneğin bir iş gereksinimi belgesinde veya teknik şartnamede - daha sade bir dil kullanmayı deneyin. Sizinle aynı alanda çalışan insanlar için bile jargon çoğu zaman verimsizdir - göz, anlamını gerçekten yakalamadan hemen yanından kayar. Bir yazar konuşmak istediğinde jargonun bu kadar sık ​​kullanılmasının bir nedeni var. değil herhangi bir şey söyle. reklam

3. Bir kez yazın, iki kez kontrol edin.

Yazdıktan hemen sonra düzeltin ve saatler sonra veya daha iyisi günler sonra tekrar düzeltin. Başka türlü iyi bir belgedeki aptalca bir yazım hatasından daha utanç verici bir şey yoktur. Bu hiç adil değil - yazım hataları oluyor! – ama insanlar sizi yine de bu hatalar için ve sert bir şekilde yargılarlar. Doğrudan acil durumlar dışında, her zaman kendinize yazınızı bir kenara bırakıp daha sonra geri dönmek için zaman verin. Beyin aldatıcıdır ve az önce yaptığı hataları görmezden gelir; başka bir şey üzerinde biraz zaman çalışmak, bu hataları başkaları okumadan önce yakalamak için ihtiyacınız olan mesafeyi size verecektir.

4. Bir kez yazın, iki kez kontrol edin.

Biliyorum, az önce bunu söyledim, ama burada başka bir şeyi kastediyorum. Yazım hatalarını ve diğer hataları yakalamanın yanı sıra, Çalışmanızı yazmakla yeniden okumak arasında biraz zaman ayırmak, aksi halde gözden kaçabilecek ve sorun yaratabilecek ton hatalarını yakalamanıza yardımcı olabilir. . Örneğin, üzüldüğümüzde veya kızdığımızda, genellikle kimsenin okumasını istemediğimiz şeyler yazarız. İşinizin, izleyicisine ulaşmasına izin vermeden önce, ne söylemek istediğinizi, nasıl söylemek istediğinizi söylediğinden emin olun.

5. İsimlere, unvanlara ve cinsiyetlere özellikle dikkat edin.

Tamam, bir yazım hatasından daha utanç verici bir şey var: bir belge boyunca sürekli olarak Bay Smith Bayan Smith'i aramak. Birinin adının, iş unvanının (ve ne anlama geldiğinin) veya cinsiyetinin yazılışı konusunda olumlu değilseniz, a) bilen biriyle (asistanı gibi) görüşün veya b) cinsiyet durumunda , cinsiyetten bağımsız bir dil kullanın. Dilbilgisi öğretmeninizin ve koridorun aşağısındaki kendini beğenmiş dilbilgisi nazisinin söyleyebileceklerine rağmen, onlar ve onlarınki hızla tamamen kabul edilebilir cinsiyetten bağımsız tekil zamirler haline geliyorlar.reklam

6. Şablonları kaydedin.

Özellikle iyi bir mektup, e-posta, kısa not veya başka bir belge yazdığınızda, gelecekte benzer bir belge yazma olasılığınız varsa, gelecekte kullanmak üzere bir şablon olarak kaydedin. Yazımı aceleye getirmek yazım ve diğer hataların ana nedenlerinden biri olduğundan, önceden yazılmış bir belge kullanarak zaman kazanmak, sizi bu tür hataların utancından kurtarabilir . Yeniden kullanmadan önce belirli bilgileri – adlar, şirketler vb. – kaldırdığınızdan emin olun – Bay Sharif'e, Bayan O'Toole'a gönderilmiş bir mektup göndermek istemezsiniz!

7. Profesyonel olun, resmi olmak zorunda değilsiniz.

Tüm iş iletişimini resmi olarak düşünme eğilimi vardır, bu gerekli değildir ve hatta çok üretkendir. Resmi dil, yasal belgeler ve iş başvuruları için uygundur, ancak jargon gibi, anlamını ortaya çıkarmaktan ziyade genellikle görünmez hale gelir. Aynı zamanda şunu da unutmayın resmi olmayan, profesyonel olmayan anlamına gelmemelidir – kişisel yorumları, renkli şakaları ve iğrenç dedikoduları iş iletişiminizden uzak tutun. Birçok işletmenin (muhtemelen sizinki) kanunen tüm yazışmaların kopyalarını saklaması gerektiğini unutmayın – kamuya açık bir davada kayıtlara okumaktan rahat hissetmeyeceğiniz hiçbir şeyi e-postayla göndermeyin, postalamayın veya dağıtmayın.

8. 5 W'yi (ve H'yi) hatırlayın

Tıpkı bir gazetecinin haberi gibi, iletişimleriniz hedef kitlenizle ilgili tüm soruları yanıtlamalıdır: Kim? Ne? Ne zaman? Nerede? Neden? ve nasıl? Örneğin, bu not kiminle alakalı, neleri bilmeli, ne zaman ve nerede uygulanacak, neden önemli ve bu bilgiyi nasıl kullanmalılar? Okuyucularınızın da sorabileceği soruları tahmin etmeye çalışmak için 5W+H formülünü kullanın.reklam

9. Harekete geçirici mesaj.

Yalnızca bilgilendirici olan belgelerin içeriği nadiren çok iyi korunur. Çoğu iş iletişimi bir amaca ulaşmak içindir, bu nedenle, okuyucunun yapması beklenen bir eylem çağrısı içerdiğinden emin olun. yapmak . Daha da iyisi, okuyucunun yapması gereken bir şey hemen şimdi . Sağladığınız bilgilerle ne yapacağınıza karar vermeyi okuyucularınıza bırakmayın. – çoğu zahmet etmeyecek bile ve bunu yapanlardan yeteri kadarı yanlış anlayacak ve çok geçmeden ellerinizde bir karışıklık olacak.

10. Çok fazla seçenek vermeyin.

İdeal olarak, hiç vermeyin. Bir toplantı için bir zaman belirlemek istiyorsanız, tek bir zaman verin ve onlardan farklı bir zaman onaylamalarını veya sunmalarını isteyin. En fazla iki seçenek sunun ve onlardan birini seçmelerini isteyin. Çok fazla seçenek, genellikle istenen etki olmayan karar felcine yol açar.

11. Okuyucularınız için içinde ne var?

Etkili yazmanın temel taşlarından biri, özellikleri değil, faydaları tanımlamaktır. Bir okuyucu neden ilgilenmeli? Örneğin, Windows 7'nin 64 bit modunda çalışabilmesi kimsenin umurunda değil - umursadıkları şey, daha fazla belleği işleyebilmesi ve böylece 32 bit işletim sisteminden daha hızlı çalışmasıdır. 64-bit bir özelliktir; İşimi daha çabuk bitirmeme izin vermenin yararı var. Faydalar, okuyucuların ilgisini çeker, çünkü doğal olarak en çok hayatlarını nasıl daha kolay veya daha iyi hale getirebileceklerini bulmakla ilgilenirler. reklam

12. Bir serbest çalışan kiralayın.

Yazı ipucu değil başlı başına , biliyorum, ama yine de iyi bir tavsiye. Yazmak, büyük olasılıkla sizin güçlü yönünüz değil - önemliyse, yazacak birini işe alın. dır-dir onların güçlü kıyafeti. Serbest çalışanların yalnızca pazarlama materyali için olduğunu düşünebilirsiniz, ancak bu doğru değil – iyi bir serbest yazar kısa notlar, eğitim kılavuzları, şirket içi mektuplar, kurumsal haber bültenleri, blog gönderileri, wiki girişleri ve aklınıza gelebilecek her türlü yazı yazabilir. . İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, gerektiği gibi grup çalışması yapabilir veya bir serbest çalışanı sahadaki bir hücreye taşıyabilir veya ihtiyaçlarınıza en uygun diğer düzenlemeleri yapabilirsiniz. İyi yazı yazmak için saatte en az 30 dolar ve daha büyük olasılıkla saatte 50 - 125 dolar ödemeyi bekleyin - daha az ücret alan herkes ya çok iyi değil ya da çok iş konusunda bilgili değil. (Bu oranlar ABD'nin metropol bölgelerindeki yazarlar içindir - dünyanın diğer yerlerinde oranlar farklılık gösterebilir.)

Harika yazı yazmak, pek azımızın sahip olduğu bir yetenek gerektirebilir, ancak etkili yazma öğrenilebilir bir beceridir. İş yazınız yeterli değilse, yukarıdaki ipuçlarını izleyin ve geliştirip geliştiremeyeceğinize bakın. Yazınız ise yapar pas geçme, aşağıdaki yorumlarda bir veya iki ipucu bırakmaya ne dersiniz?