Zaman Yönetimi, diğer tüm becerilerin kilidini açan beceridir. Ayrıca, daha iyi ilerlemek istiyorsanız, zaman yönetimi yardımcı olacaktır. Daha iyi bir iş veya yaşam dengesi istiyorsanız, cevap zaman yönetimidir. Daha az bunalmış ve daha fazla kontrol sahibi hissetmek istiyorsanız, zamanınızı daha iyi yönetmek cevaptır. Daha etkili zaman yönetiminin merkezinde bir zaman yönetim sistemi ve bunu destekleyen bir dizi liste vardır. Bu zaman yönetimi şablonları, bu listeleri oluşturmanıza yardımcı olabilir.

En iyi arkadaşınız zaman yönetim sisteminizi kullansaydı ne derdi?

Bu makaleyi okurken muhtemelen 3 gruptan birine gireceksiniz;

• İnkar edenler – 'O kadar meşgulüm ki, zaman yönetimimi geliştirmek için zamanım yok.'
• Cehalettekiler – 'Zaman yönetim sistemim 15 yıldır iyi çalışıyor.'
• İhtiyacı Olan Kişiler – 'Bu yardımcı olacaksa deneyeceğim çünkü bazı iyileştirmeler yapabileceğimden eminim.'

'İhtiyacı olanlar' grubuna hitap eden bu zaman yönetimi şablonları yardımcı olacaktır. Bunlar basit, pratik ve hemen kullanabilirsiniz. Zamanınız olsaydı benzer şablonlar yaratırdınız. Siperlerdeyken zor.

Tutkum başkalarına yardım etmek ve 14 yıldır hevesli bir öğrenci ve zaman yönetimi eğitmeni olarak öğrendiklerimden bazılarını paylaşmak istedim. Zor yoldan öğrendim, bu yüzden buna gerek yok.

14 Zaman Yönetimi Şablonunun Her Biri Nasıl Kullanılır?

Şablonlar, nasıl kullanılmaları gerektiğine göre tasarlanmıştır. Birincisi en zoru, Temel Sonuç Konuları (KRA) ve sonra giderek daha kolay hale gelirler. Örneğin, 'Günlük Yapılacaklar Listesi', 'Projeler Listesi' ve 'Haftalık Değerlendirme'.

1. Önemli Sonuç Alanları Zaman Yönetimi Şablonu

Desteklediğiniz futbol takımını veya yoksa bir arkadaşınızın desteklediği veya sadece adını duyduğunuz bir takımı hayal edin. Benimki Oxford United (Nazik istismara dikkat edin!). Oxford United'ın KPI'sinin (Anahtar Performans Göstergesi) ligi kazanması muhtemeldir. Bu, ekipteki herkesin ulaşmayı hedeflediği bir ekip hedefidir. Bu hedef bir kişi için değildir. Oxford United ligi kazanabilir, ancak her oyuncu 'ağırlığını çekti' mi? KRA'ların önemli olduğu yer burasıdır. bir Anahtar Sonuç Alanı (KRA) bireysel hedeftir. Buradaki fikir, her bir kişi kendi KRA'sını elde etmek için çalışırsa, ekibin KPI'larını elde etmesi gerektiğidir. Futbol takımımıza geri dönersek, kalecinin KRA'sı 'temiz bir sayfa' olabilir. Forvet'in KRA'sı maç başına bir gol atacak ve Defender'ın KRA'sı, mücadelelerinin %80'ini kazanacak. KRA'nız nedir?

Aksiyon: KRA'larınızı 1 numaralı zaman yönetimi şablonunu kullanarak tamamlayın, böylece şimdi neden bordrodasınız - KRA'lar. reklam

2. Günlük Yapılacaklar Listesi Zaman Yönetimi Şablonu

Bu zaman yönetimi şablonu, anlaşılması en kolay olanıdır çünkü sadece her gün ne yapacağınızın bir listesini gerektirir. Buradaki zorluk, birçok insanın her gün için bir yapılacaklar listesi değil, sürekli bir yapılacaklar listesi yazmasıdır. Her gün yapılacaklar listesine sahip olmak zihni odaklar. Her gün yapılacaklar listeniz yoksa iki şey olur. İlk olarak, e-posta gelen kutunuza takılıp kalacaksınız çünkü bu bize çok çalıştığımızı ve dolayısıyla 'meşgul' olduğumuzu düşündürüyor. İkincisi, görevleri kendiniz seçmediyseniz, başka biri gününüzü görevlerle dolduracaktır. Bu görevler e-postalar, patronların isteği veya bir toplantıda aldığınız eylemler şeklinde gelebilir. 'Her gün bir planınız olsun yoksa biri sizin için bir plan yapar'. Günlük Yapılacaklar Listesi, her zaman yönetim sisteminin temelidir. Bu şablonu her gün kullanın.

Aksiyon: Planınızı elde etmek için 2 numaralı zaman yönetimi şablonunu kullanarak yarın ne yapacağınızın bir listesini tamamlayın – Günlük Yapılacaklar Listesi.

3. Proje Listesi Zaman Yönetimi Şablonu

Çok az kişinin 'yaşayan ve nefes alan' Projeler Listesi vardır. Bazılarının bir tane var, ancak bir kez yazılmış ve o zamandan beri güncellenmedi. Bir Proje Listesi, büyük şeylerin ne olduğunu bilmenin bir yoludur. KRA'larımız üzerinde en büyük olumlu etkiyi yaratacak şeyler. Günlük Yapılacaklar Listesi ile Ana Sonuç Alanları olan bordroda bulunma sebebiniz arasındaki bağlantıdır. Bir Proje Listesine sahip olarak, büyük ve önemli şeylerin şeffaflığına sahip olursunuz. Araştırmalar, her insanın herhangi bir zamanda (Ev ve iş) hareket halindeyken 50 ila 70 arasında projeye sahip olduğunu söylüyor. Bu şablon sadece 14'ü istiyor.

Aksiyon: 'Büyük şeyler' - Projeler Listesi'ni takip etmek için zaman yönetimi şablonu #3'ü kullanarak üzerinde çalıştığınız projelerin bir listesini tamamlayın.

4. Toplantı Eylemleri Zaman Yönetimi Şablonu

Toplantılar, herhangi bir bilgi işçisinin gerekli kötülüğüdür. Onlardan uzaklaşamayız. Saatlerin kaybolduğu ve hiçbir şeyin elde edilmediği yer gibi görünüyorlar. Bunun en önemli nedenlerinden biri, eylemlerin ya yakalanmaması ya da önemli bir şeyin gerçekleşmesi için yeterince iyi yakalanmamasıdır. Elbette toplantı hedefleri, doğru katılımcılar, odaklanma vb. de geçerli nedenlerdir. Bu şablon, eylemlerin yakalanmasıyla başlar. Bunun nedeni, net eylemlerin yakalanmasıyla, insanların 'Bunu yaptığını sanıyordum', 'Ya da bu eylem ne anlama geliyordu?' veya 'Eylemleri sadece dün aldım' diyerek kıpırdayacak yer kalmayacak. Toplantı 2 hafta önce'.

Aksiyon: Eylemlerin tamamlanma olasılığını artırabilmeniz için zaman yönetimi şablonu #4'ü tamamlayın – Toplantı Eylemleri.

5. Bekleyen Liste Zaman Yönetimi Şablonu

İnsanlara yetki veriyorsunuz. Yukarıdaki insanlar. Aşağıdaki İnsanlar. İnsanlar yanlarına. Kimden neyi ne zaman yapmasını istediğinizi nasıl takip ediyorsunuz? Bir Bekleme Listesi, takip etmenize yardımcı olur. Bu şablon, kişiyi takip etmeye devam etmemeniz ve görevin tamamlanmasını istediğinizde net olmaları için yapılmasını istediğiniz şeyi park edebileceğiniz bir yer sağlar. Ve böylece, elbette, unutmazsınız. Başarılı bir Bekleme Listesinin anahtarı, onu değerlendirmektir. Bu, zaman yönetimi sisteminizde yeni bir parçayken her gün olabilir. 'Yolun ilerisinde', bu şablonu kullanmaya alıştığınızda yalnızca haftanın başında ve sonunda olabilir.reklam

Aksiyon: Yetki verdiğiniz şey – Bekleme Listesi – kontrolünüz altında olmak için zaman yönetimi şablonu #5'i kullanmak için bir Bekleme Tamamlayın.

6. Dikkat Dağıtma Listesi Zaman Yönetimi Şablonu

Zaman yönetiminin en büyük zorluklarından biri ve özellikle açık plan bir ofiste, bir göreve başlamak ve onu tamamlamaktır. Öğrencilerimiz zaman yönetimi eğitim kursu bize hiçbir şey yapamayacaklarını düşünmelerinin nedeninin bu olduğunu söyleyin. Bunun bir nedeni, bilgi çalışanlarının bu kadar çok topu oynatmak zorunda olmasıdır. kısmen çünkü biz ertelemek çünkü 'bir görevi sevmiyoruz'. Temelde bunun nedeni, başıboş düşüncelerle yapılandırılmış bir başa çıkma yöntemine sahip olmamalarıdır. Bir 'Dikkat Dağıtma Listesi', masanızda bulunduracağınız basit bir şablondur. Sonra, bir göreve odaklandığınızda ve sonra aklınıza düşünceler geldiğinde, onları bir yere yazarsınız, onları kafanızdan çıkarırsınız, elinizdeki işe geri dönmenizi sağlar. Bir göreve başlamayarak ve tek seferde tamamlayarak %50'den fazla zaman eklenir. Bu şablonu yazdırın ve masanızda saklayın veya ekranınızda açık tutun.

Aksiyon: Baştan sona bir görevi tamamlamaya odaklanabilmeniz için Dikkat Dağıtma Listesi zaman yönetimi şablonu #6'yı tamamlayın - Dikkat Dağıtma Listesi.

7. Haftalık Hedefler Zaman Yönetimi Şablonu

Satış hedefi olmayan bir satış ekibi veya Oxford United'ın futbol takımının her Cumartesi 'sadece bir vuruş için' oynamaya çıktığını hayal edin. Zaman yönetimi ile aynı. Muhtemelen yıl veya çeyrek için hedefleriniz (KPI'lar ve KRA'lar) vardır. Bu şablonlar, hafta için hedeflere sahip olmanız için sizi zorlar. Haftanın başında bu şablon, 'Bu haftaya dönüp baksaydınız, neyi başarmış olmaktan memnun olurdunuz?' diye sorar. Haftalık hedeflerimizi yazmak, e-postaların, telefon görüşmelerinin ve toplantıların 'siperlerine takılıp kalırken' neyin önemli olduğuna odaklanmamıza yardımcı olur. İdeal olarak, haftalık hedefler öncelikli projeler üzerinde olumlu bir etki yaratacak ve bu da KRA'larınız üzerinde bir etki yaratacak ve bu da KPI'lar üzerinde bir etki yaratacaktır. Bu olursa, zaman yönetiminiz boyunca onu bağlı ve güçlü tutan çelik bir bağlantı zinciriniz olur.

Aksiyon: Zaman yönetimi şablonu #7 – Haftalık Hedefler'i kullanarak neyi başarmak istediğinizi belirlemek için bu hafta için Haftalık Hedeflerinizi tamamlayın.

8. Haftalık Değerlendirme Zaman Yönetimi Şablonu

Haftanın başında, o hafta ulaşmak istediğiniz 7 şeyi içeren 'Haftalık Hedefler' şablonunu tamamladınız. Haftanın sonunda nasıl yaptığınızı görmek mantıklı. Haftalık Değerlendirme şablonu, bu haftalık hedeflere 'PMI' - Olumlu, Eksi ve İlginç adlı basit bir araçla ulaşıp ulaşmadığınızı sorar. Haftanın sonunda, hafta hakkında olumlu olan 3 şey, hafta hakkında eksi olan veya pek iyi olmayan 3 şey ve hafta hakkında ilginç olan 3 şey yazarsınız. Örneğin, 'P: Yeni müşteri ABC ile harika bir toplantı', 'M: 7 hedefin yalnızca 4'ünü gerçekleştirdi' ve 'Ben: Ekibimden ikisi hasta'. Son kutu, haftanızı değerlendirerek bir defalık bir yönetim eylemi gerçekleştirmenizi ister, örn. 'Yapacağım günlüğüme programla XYZ projesi için haftada 1 saat.'

Aksiyon: Zaman yönetimi şablonu #8 – Haftalık Değerlendirme'yi kullanarak Haftalık Hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı öğrenmek için Haftalık Değerlendirmeyi tamamlayın. reklam

9. Aylık Hedefler Zaman Yönetimi Şablonu

'Haftalık Hedefler'e benzer. Bu şablon, o ay başarmak istediğiniz büyük şeyleri yazmanızı ister.

10. Aylık Değerlendirme Zaman Yönetimi Şablonu

'Aylık Değerlendirme' zaman yönetimi şablonu, 'Aylık Hedefler' şablonuna yazdığınız hedefleri değerlendirmenizi ister.

11. Yıllık Hedefler Zaman Yönetimi Şablonu

'Yıllık Hedefler' şablonu, Hedefler dizisini tamamlar; Haftalık, Aylık ve ardından Yıllık. Yıllık hedefler belirlemenin zorluğu, onları yıllık hedef olmayı garanti edecek kadar büyütmek, ancak 'yaşam hedefleri' olabilecek kadar büyük olmamaktır. Bu şablonlarda yaşam hedefleri tartışılmaz.

12. Yıllık Değerlendirme Zaman Yönetimi Şablonu

Ocak ayında tamamlanan 'Yıllık Değerlendirme', geride kalan yıla bakmakla ilgilidir. Neyin işe yaradığını, neyin işe yaramadığını ve gelecek yılın yıllık hedeflerini yazmak için öğrenilen dersi belirlemek.

13. Bir Gün Belki Listesi Zaman Yönetimi Şablonu

Bu şablon, etkili bir zaman yöneticisinin temel zihniyetlerinden birine ulaşmak için gereklidir. 'En başarılı insanlar kafası boş olanlardır' sözü bu zihniyeti en iyi şekilde özetler. Günlük Yapılacaklar Listesi ve Projeler Listesi, acil ve büyük görevlerimizi yönetmek için harika şablonlardır. Bir Gün Olabilir Listesi, yapmak istediğiniz tüm şeyleri koyabileceğiniz bir yerdir, ancak bunlar şu anda acil veya önemli değil. Bazı örnekler, 'Tüm ev belgelerinin dosyalanması', 'Emeklilik maaşı alın', 'Bir Başarı planı şirket için'.

Aksiyon: Zaman yönetimi şablonu #13 - Bir Gün Belki Listesi'ni kullanarak 'diğer her şeyi' koyabileceğiniz bir yeriniz olması için Bir Gün Belki Listesini tamamlayın.

14. Proje Zaman Yönetimi şablon

Ortalama bir bilgi çalışanı projeleri yönetir ve eğer kendilerine karşı dürüstlerse, projeleri yönetme deneyimleri tam da kendi kendilerine öğrettikleri şeydir. ile yönetilen büyük BT projelerini duymuş olabilirler. Gantt çizelgeleri veya benzeri nitelikler Prens2 . Yine de, kullanımı çok hantal olmadan kontrol etmelerini sağlayan basit bir şeyin özlemini çekiyorlar. Bu tek sayfalık şablon, daha iyi ve daha iyi hazırlanarak önemli projelerinizi daha iyi yönetmenize yardımcı olur. projelerin başarısız olmasının ana nedenlerinden kaçınmak .reklam

Aksiyon: Önemli projelere daha iyi hazırlanmak ve onları yolunda tutmak için Proje Zaman Yönetimi Şablonu #14'ü tamamlayın – Proje Şablonu.

Bu Zaman Yönetimi Şablonlarını İndirin ve Kullanın

Bir kalem ve kağıtla kullanmak için bu 14 Zaman Yönetimi Şablonunu indirin .

Ekranda tamamlamak için bu 14 Zaman Yönetimi Şablonunu indirin.

Bu şablonlardan birini zaman yönetimi sisteminize dahil ederek başlayın. Ardından, şablonu alışılmış bir şekilde kullanana kadar bir hafta sonra. Bir alışkanlık oluşturmak 21 kez sürer. Artık daha organize olabilirsiniz. İyi şanslar!

Öne çıkan fotoğraf kredisi: sonovate.com'daydınız