İyi asistanlar bizi rutin ofis operasyonlarından kurtarabilir ve programlarımızı koruyabilirken, harika asistanlar normalde bir yönetici veya yönetici tarafından gerçekleştirilen denetim dışı rutin işleri gerçekleştirerek daha üst düzey görevlere odaklanmamızı sağlayabilir.reklam

AYRICA BAKINIZ : Dört Etkili Doğal Stres Tedavisireklam

Harika asistanlara sahip olacak kadar şanslı olanlarımız için, onların etkinliğimizi ne kadar önemli ölçüde artırabileceklerini biliyoruz. İnanılmaz derecede harika iki asistanım olduğu için kutsandım ve her biri daha büyük sorumluluk pozisyonlarına geçmiş olsa da, katkıları benimle kalıyor.reklam

Yüksek Kazanç Katkıları

Aşağıdaki dört öğe, güvenilir bir asistanın kolayca üstlenebileceği görevlerdir (veya performans alanları), günde birkaç saate kadar zamanınızı hemen boşaltır ve ofisinizin işleyişini önemli ölçüde iyileştirir - eğer zaten ince ayarlanmış bir makine değilse.reklam

1. Programınızın kahyası olun. Asistanınızı programınızın etkinliğini sahiplenmesi için teşvik edin. İş önceliğinizi anladığından ve kimin planladığınız günü geçersiz kılmasına izin verebileceğinden ve alması gerektiğinden emin olun. Ardından, asistanınızın randevularınızı sizin için yönetmeye başlamasına izin verin. Birkaç hafta gözden geçirmek için her sabah ve öğleden sonra onunla görüşün ve ardından toplantıları ikinize de hizmet eden bir sıklığa indirin.
2. E-postanızı filtreleyin ve sipariş edin. Gerçekten mi. neden sen hangi e-postayı okuyacağınıza karar vermeniz gerekiyor - ve neden bu kararı birisinin ne zaman gönderdiğine bağlı olarak tekrar tekrar vermeniz gerekiyor? İnsanlar çok fazla e-posta gönderiyor ve bunu nasıl daha etkili hale getirecekleri konusunda neredeyse hiç muhakeme yapmıyorlar. Neyi ne zaman okumanız gerektiğine asistanınızın karar vermesine izin verin. İkinizin bu süreci nasıl organize ettiği size kalmış.
3. Toplantılarda ilginizi çeken konular hakkında notlar alın. Asistanınızı etkili bir şekilde kullanıyorsanız, işinizi iyi yapmak için ne tür bilgilere ihtiyaç duyduğunuz konusunda zaten bir fikri vardır. Onu elde etmenize yardım etmelerine izin verin ve sormadığınız şeylerden sizi haberdar etmeleri için onları teşvik edin.
4. Ofis operasyonlarındaki iyileştirmeleri belirleyin. Bu kolay. Ya da zorlaştırabilirsin. Büro yöneticisi olan başka bir kişi yoksa, asistanınız, insanların ve bilgilerin kuruluşunuza nasıl girip çıktığı konusunda iyileştirmeler önermek veya basitçe gerçekleştirmek için harika bir konumda olacaktır. Onlara bunu yapmak için sorumluluk ve yetki verin.

Potansiyel Oyunu Değiştirenler

Geri kalan dört madde, bazı yöneticilerin rahat olduğu ve bazılarının ise birçoğunun rahat olduğu maddeleri içerir. çok ile rahatsız. Yönetimin kolay olmadığını kimse vaat etmedi; Bu potansiyel oyun değiştiriciler, harika bir asistanın çok daha etkili olmanıza yardımcı olabilir.

1. Sizin için rutin e-postaya yanıt verin. Bunların çoğu oldukça kolaydır. Tipik örnekler arasında rutin bilgi talepleri, zamanlama e-postalarına verilen yanıtlar ve konu uzmanlığınızın veya belirli kararlarınızın gerekmediği sorgular yer alır. Diğer durumlarda, asistanınızın benzer mesajlara nasıl yanıt vereceğinizi anlamasına izin vermek, onun incelemeniz ve iletmeniz için yanıtlar hazırlamasını sağlayacaktır.
2. Sizin adınıza karar vermeyen toplantılara katılın. Toplantının amacı karar vermekten ziyade bilgi dağıtmaksa, asistanınız bu toplantılara katılarak ve bilgi toplayarak zamanınızın bir kısmını başka işlere ayırabilir. Ardından, incelemeniz için özetleyebilirler.
3. İlerleme potansiyeli gösterin. Bazı gerçekten harika asistanlar bu rolde çok mutlular ve açık bir yetenek gösterseler bile başka pozisyonlara geçmek veya ek sorumluluk almak istemiyorlar. Diğerleri, artan sorumluluk için yetenek ve arzuya sahiptir. Onlara vermeyi düşünün. Aksi takdirde, başka bir iş için potansiyel olarak yüksek bir performansın yanı sıra harika bir asistanı kaybedersiniz.
4. Sizin için potansiyel yetenekleri belirleyin. Ne?! Asistanınızın sizin için yetenek bulmasına izin mi verelim?! Neden olmasın? Bir asistanın yeteneği varsa, neden boşa harcıyorsun? Çok az kişi sizin organizasyonel ihtiyaçlarınızı ve yönetim gündeminizi asistanınız kadar bilecek ve çok az kişi sizin için çalışmayı satacak kadar iyi bir konumda. Bu, yetenekleri işe almalarına izin vermek anlamına mı geliyor? Hayır. İşe alma yetkisini devretmeyi önermiyorum. Sınırlı zaman ve kaynaklarla daha fazla etkinlik elde etmek için mevcut varlıklardan yararlanmayı öneriyorum.

(Fotoğraf kredisi: Kulaklık takan genç kadın Shutterstock aracılığıyla)