Hangi işte olursanız olun, randevularda en azından biraz zaman geçirme ihtimaliniz vardır. Randevularınız büyük grup toplantıları, bire bir, hatta iş görüşmeleri olabilir. Hatta toplantının yüz yüze yönünü atlıyor ve konferans görüşmeleri yapıyor veya Skype kullanıyor olabilirsiniz. Ne tür bir toplantı planlamış olursanız olun, bu ipuçları randevu ayarlama becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olabilir.

1. Gündemleri önceden belirleyin. Bir toplantıda neyi başarmayı planladığınızı bilmek, gündeminize bağlı kalabileceğinizi varsayarsak, o randevuda ne kadar kalmayı planlayacağınıza karar vermenize yardımcı olabilir. Diğer insanları yolda tutmak zor olabilir, ancak hiç kimse tüm gününü tek bir randevuda geçirmek istemez. Ayrıca, üzerinde anlaşmaya varılmış bir gündemi tamamlamak, toplantınızın ne zaman biteceğinden emin olmanın tek yoludur.
2. Randevular için saat ve tarih seçenekleri sunun. Telefonla veya e-postayla uzun bir ileri geri gitmek yerine, sizin için uygun olan iki veya üç randevu saati seçin ve bunları randevunuzun diğer yarısına sunun. Daha büyük bir grupla uğraşıyorsanız, en az bir seçeneğin birisi için işe yaramayacağı neredeyse garantidir ve birden fazla seçeneğe sahip olmak, fikir birliğine varmanın çok daha hızlı bir yoludur.
3. Süslü yazılım uygulamalarından kaçının. Çok şık bir randevu ayarlama yazılımı varken, sıra dışı bir şey kullanmaktan kaçınmaya çalışın. Bu kuralın istisnası partiler veya çok büyük toplantılardır. Genel olarak, bu uygulamaları kullanmak değerlerinden daha fazla zaman alır - yeni kullanıcılar için bir öğrenme eğrisi vardır ve yanıt vermek için bir siteyi ziyaret etmek zorunda kalmak, bir e-postayı yanıtlamaktan iki kat daha uzun sürebilir. Bununla birlikte, büyük insan gruplarını koordine etmeye çalıştığınızda, bir uygulama kullanmak, çok sayıda e-posta göndermek yerine merkezi bir konum sağlayabilir.
4. Gerçekten bir toplantıya ihtiyacınız olduğundan emin olun. Bir belgeyi onay için teslim etmek gibi basit şeyler için çok sayıda randevu ayarlandı. Bu belge toplantı sırasında tamamen incelenecek kadar kısa değilse, belgeyi bırakıp daha sonra soruları yanıtlamak ve onay sürecini yürütmek için geri gelmek daha faydalı olabilir. Randevunuzu gerçekten ayarlamadan önce, konunun daha hızlı ele alınıp alınamayacağını düşünün.
5. Seyahat süresini en aza indirin. Randevuların takvimlerimizde bu kadar çok zaman almasının nedenlerinden biri de seyahat zorunluluğudur. Müşterilerin ofislerine, kafelere veya buluştuğumuz her yere seyahat etmek zorundayız. Kendi yerlerimizde buluşmayı, yarı yolda buluşmayı veya şahsen toplantıyı tamamen atlamayı önererek bu bağlılığı en aza indirebiliriz. Telefon görüşmeleri veya video konferans gibi seçenekler, çoğu zaman şehir genelinde arabayla gideceğiniz randevunun tüm gereksinimlerini karşılayabilir.
6. Hem hazırlık hem de bilgilendirme için zaman planlayın. Randevunuzu oluşturduğunuzda, buna hazırlanmak için ne yapmanız gerekebileceğini düşünün - bir raporu gözden geçirin, bir sunum hazırlayın veya gömleğinizi ütüleyin - ve asıl randevunuzdan önce bu etkinliklerin her biri için zaman planlayın. Son dakika ayrıntıları için randevunuzdan hemen önce on beş dakikalık bir hazırlık oturumu planlamak da faydalı olacaktır. Aynı şey daha sonra için de geçerlidir: toplantınızdan sonra halletmeniz gereken belirli takip görevleriniz olabilir. Randevudan en az birkaç dakika sonra planlamak, notlarınızın eksiksiz olduğundan emin olmak için zamanınızın olacağını garanti eder ve herhangi bir başka işlem en azından takviminize yansıtılır (eğer o zaman yapamıyorsanız).
7. Ayrı kişisel ve iş randevuları. Çoğumuz ofis dışı randevularımızı bir güne yüklemeye çalışıyoruz. Sadece bir tanesi geç kalırsa ne olacağı sorununu görmezden gelirseniz, bir müşteriye yaptığınız sunum ile doktorun size vermeyi beklediği atış arasında vites değiştirmeye çalışma sorununuz var. Bu tür bir zihinsel değişim, yalnızca sonraki randevularınızı idare etmeyi zorlaştırabilir. Kişisel ve iş randevularınızı farklı günlerde planlamaya çalışın.
8. Randevu planlayıcılarınızı güncel tutun. Randevularınızı planlayan tek kişi siz değilseniz, diğerlerini döngüde tutmak çok önemlidir. Aksi takdirde, önemli bir projeyi bitirirken aynı zamanda önemli bir diğeriniz sizi bir aile yemeğinde bekliyor olabilir. Google Takvim gibi paylaşılan takvimleri bu nedenle seviyorum, ancak kendi sisteminize güveniyorsanız, hemen hemen her tür takvimi paylaşmanın yolları var. Randevu planlayıcıları, yöneticinizi, diğer önemli kişinizi, bir yönetici asistanını (sizin veya departmanlar) ve bir dizi başka kişiyi içerebilir.
9. Davetlileri sınırlayın. Bir ilerleme raporu için tüm şirketin mevcut olmasına ihtiyacınız olmayabilir. Bunun yerine, randevunuzda gerçekte kimin olması gerektiğine karar verin - daha sonra insanlar kendilerini dışlanmış hissederse her zaman toplu bir e-posta gönderebilirsiniz. Daha önce, ayarladığınız her randevuda onları getirmediyseniz, daha yükseklerin dışarıda bırakıldığını hissettiğim durumlarda bulundum. En iyi ihtimal, toplantıyı zamanlarının değerli bir kullanımı olmayacak bir şey olarak sunmak gibi görünüyor.
10. Her şeyi onaylayın! Toplantının ne zaman ve nerede olduğunu, gündemin neleri kapsadığını, hatta oraya nasıl gidileceğini teyit edin. Gerçekten ihtiyacınız olan tek şey, randevudan bir veya iki gün önce, randevuyu özetleyen ve her şey doğruysa yanıt olarak basit bir evet isteyen kısa bir e-postadır.